Как оформить возмещение командировочных расходов

Нередко компании отправляют своих работников в командировку для решения различных вопросов, подписания документации и других целей. Оплату командировочных расходов должна производить организация, направившая сотрудников в поездку. По приезду специалист составляет авансовый отчет, приложив к нему необходимые документы, которые являются подтверждением произведенных затрат.

Вам понадобится

• - локальный нормативный акт;
• - Трудовое законодательство;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - авансовый отчет;
• - подтверждающие документы;
• - калькулятор.

Инструкция

1. Положение об оплате командировок должно быть закреплено коллективным договором или другим локальным нормативным актом предприятия. Не всегда компании придерживаются этого требования. Но в таких документах должны быть учтены все нюансы, которые влияют на налоговую базу по прибыли организации, а также по НДФЛ, что входит в интересы работников. Поэтому наличие положения о командировке особенно важно как для работодателя, так и для сотрудников. Зачастую специалистам приходится отправляться в командировку в выходной или праздничный день. Особенности оплаты и режима работы в такие дни должны быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка фирмы. Если на предприятии все необходимые документы составлены и подписаны работниками, то в дальнейшем компания сможет избежать конфликтных ситуаций с сотрудниками, не согласными с размером оплаты командировок. Организация также оградит себя от споров с налоговыми, правовыми органами.
2. Оплата командировочных расходов производится на основании авансового отчета, который работник не позднее трех дней по возвращению из командировки должен заполнить и представить в бухгалтерию предприятия. В документе командированный специалист отражает суммы денежных средств, потраченные им. К таким расходам относят оплата за проезд до места назначения, за найм жилого помещения, суточные и другие затраты, которые согласованы с работодателем.
3. К авансовому отчету работник должен приложить документы, подтверждающие расходы на командировку. К ним относят авиа-, авто-, ж/д билеты, квитанции за оплату жилья, чеки и т.д. Суточные сотрудник не должен подтверждать документально, так как их размер установлен законодательством. За командировку внутри страны полагается 700 рублей, за ее пределами – 2500 рублей. Работодатель вправе устанавливать больший размер суточных. Но следует учитывать, все, что свыше указанных сумм, облагается НДФЛ и налогом на прибыль.