Кто должен заполнять авансовый отчет

Деньги организации директор не может выдать любому работнику просто так. Первоначально должен быть определен перечень сотрудников, которые имеют право получить авансовые денежные средства с последующим отчетом. Для этого необходимо составить и издать специальный приказ.

Если подчиненному необходимы средства на выполнение какого-либо дела, то он должен предоставить директору заявление, составленное в свободной форме. Обязательно требуется указать необходимую сумму и цель, на которую запрашиваются деньги. Если директор согласен с заявлением, то он собственноручно подписывает заявление и указывает сколько он разрешает взять средств и на какой срок.

Важно указать, что наличные можно выдавать только тому работнику, который уже полностью отчитался за все ранее полученные суммы.

Иногда служащему может потребоваться доверенность, которая должна быть оформлена от имени организации по установленному образцу №М-2 или №М-2а. Эти формы были утверждены еще в 1997 году постановлением Федеральной службы гос статистики РФ.

За потраченные денежные средства, которые были выданы в бухгалтерии организации, должен отчитываться сотрудник. Имеется определенный срок, в который необходимо заполнить и предоставить авансовый отчет. Он составляет 3 суток с момента окончания срока, указанного руководителем организации на бланке заявления.

Если средства работнику были предоставлены на командировочные нужды, то отчитаться за них он должен в ближайшие 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Как подтверждаются расходы для авансового отчета

Если у работника остались деньги, то просто так вернуть их в кассу у него не получится. Сначала необходимо собрать все документы, которые подтверждают то, что потрачены были денежные средства именно на те нужды, на которые они были предоставлены. Это могут быть кассовые и товарные чеки, билеты за проезд, квитанции, акты и другие бланки строгой отчетности.

Обязательно необходимо после получения каждого такого документа проверить читабельны ли дата, сумма и реквизиты.

Все документы сотруднику необходимо будет отдать в бухгалтерию.

Что будет, если авансовый отчет заполнен неправильно

Если сотрудник неправильно оформил или не предоставил авансовый отчет в течение 3 суток, то контролирующий орган станет рассматривать полученные средства как доход, на который необходимо будет начислить страховой взнос и НДФЛ. Если позднее работник все-таки предоставит все необходимые документы и отчет, то бухгалтеру необходимо будет сделать перерасчет.

Уполномоченный сотрудник организации может удержать сумму, отчет за которую не был предоставлен, с заработной платы сотрудника.

Основные правила при составлении авансового отчета

В основе предоставления авансового отчета существуют следующие правила:

  1. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть подкреплен документами, подтверждающими истраченные суммы.
  2. Предоставить документы необходимо не позднее 3 рабочих дней после окончания командировки, срока, указанного руководителем или с момента выхода на работу после болезни или отпуска.
  3. Оформляется отчет по специальной форме №АО-1. Также допускается использование формы авансового отчета, которая утверждается руководителем организации.
  4. За утверждение авансового отчета должен отвечать только руководитель.
  5. Авансовый отчет заполняется работником, который потратил денежные средства. Также некоторую информацию должен вносить бухгалтер.

В авансовом отчете должны быть указаны следующие данные:

  1. Информация о компании, которая выдала работнику деньги.
  2. Данные о работнике, который получил средства от организации.
  3. Цель, на которую необходимо предоставить деньги сотруднику компании.
  4. Сумма.
  5. Данные по всем расходам с подтверждением.
  6. Остаток средств, если таковые имеются.

В завершении сотрудником и работниками отдела бухгалтерии, которые выдавали деньги и получали остаток, ставятся подписи.

Никакие печати на авансовом отчете ставить не надо. Это связано с тем, что документ является внутренним. И не выходит за пределы организации. Кроме того, еще с 2016 года все юридические лица, а не только индивидуальные предприниматели, имеют полное право не визировать свои документы своими штампами и печатями.

Отчет заполняется в единичном экземпляре. Он является частью первичной документации и при его оформлении не стоит допускать ошибок. Если по каким-то причинам не удалось избежать помарок или неправильного заполнения, то лучше взять новый бланк и заполнить его по-новому.

Как заполнить авансовый отчет

Кажется, что такой важный для внутреннего оборота документ должен быть очень сложен для заполнения. Но это в корне неверно. Заполнив его в первый раз, позднее при необходимости повторного заполнения не должно возникнуть никаких трудностей.

Данные должны вноситься сотрудником в следующем порядке:

  1. Используя регистрационные данные организации, вносится код ОКПО и полное название предприятия.
  2. В графах рядом с надписью «Авансовый отчет» необходимо проставить номер документа и дата его составления.
  3. Справа обязательно необходимо оставить немного свободного ничем не заполненного места. Оно понадобится для записей руководителя организации: сумма прописью, дата утверждения отчета и подпись.
  4. Ниже уже на всю строку вносится информация о работнике, который получил авансовые деньги. Необходимо указать в каком структурном подразделении он работает, его фамилию, имя, отчество и должность. Также указывается табельный номер сотрудника и для чего был необходим аванс.

На этом первая часть авансового отчета закончена. Далее форма содержит две таблицы. Одну из них также заполняет работник, получивший денежные средства. Необходимо вписать общую сумму авансового платежа и валюту, в которой она была выдана. Ниже должна быть указана сумма остатка или перерасхода.

Вторая таблица заполняется в отделе бухгалтерии уполномоченным специалистом. В ней должны быть указаны данные о бухгалтерских счетах, субсчетах и денежных средствах, проходящих через них. Обязательно указывается код операции и точные суммы.

Ниже таблиц обязательно необходимо указать какое количество документов прилагается к отчету и сколько страниц содержат эти документы.

После того как все графы будут заполнены, должна быть произведена проверка документов главным бухгалтером. По результату он должен отметить в специальной для этого строчке указать подотчетную сумму.

Ниже бухгалтером и главным бухгалтером должны быть поставлены подписи с их расшифровкой. Дальше сотруднику отдела бухгалтерии должна быть указана сумма остатка или перерасчета и номер кассового ордера, по которому прошла эта сумма. Тот кассир, который получил остаток или выдал сумму, идентичную перерасходу, должен также поставить свою подпись на авансовом отчете.

Следующая часть финансового отчета — оборотная. На ней должны быть указаны все необходимые сведения о документах, которые подтверждают тот факт, что денежные средства были потрачены на запрашиваемые нужды. В эту часть необходимо внести следующие данные:

  1. Реквизиты каждой организации, выдавшей документ.
  2. Дата выдачи.
  3. Название.
  4. Точная сумма потраченных средств.
  5. Номер подсчета, по которому была проведена указанная в документе сумма.

Под таблицей в специальной строке сотрудник должен поставить свою подпись. Тем самым он подтвердит правильность указанных сведений.

Заключительная часть авансового отчета — это отрезная часть. На ней имеется расписка бухгалтера, которую он заполняет после того как получил от работника документы, подтверждающие денежные траты. На отрывной части обязательно необходимо указать:

  1. Информацию о сотруднике (ФИО).
  2. Номер отчета и дата его составления.
  3. Размер суммы прописью, которая выдавалась работнику.
  4. Количество подотчетных документов, доказывающих затраты.

После этого сотрудником бухгалтерии ставится дата и подпись. Отрывная часть должна быть передана работнику как доказательство полученных данных.