Как получить возмещение затрат, сделанных в командировке

Многие крупные компании для решения определенных вопросов отправляют специалистов, работающих в них, в командировку в другой город или другую страну. Организации обязаны возмещать своим сотрудникам расходы, произведенные во время поездки, за счет финансов фирмы. Командированным работникам необходимо своевременно представить документы, которые являются подтверждением затрат и приложением к авансовому отчету.

Вам понадобится

• - документы работника;
• - документы организации;
• - калькулятор;
• - локальный акт о размере затрат в командировке;
• - бланк авансового отчета;
• - документы, подтверждающие расходы во время командировки;
• - оформленные документы в командировку.

Инструкция

1. Когда работник выезжает в командировку, работодатель должен оформить все документы надлежащим образом. К этим документам следует относить приказ на командировку, служебное задание, командировочное удостоверение.
2. По возвращении с командировки сотруднику нужно заполнить отчет о командировке, который заполняется в бланке служебного задания, выданного им при отправлении. Работнику в отчете нужно отразить выполнение цели командировки, ради которой его фирма и направляла. В отчете должен быть указан перечень документации, которая передавалась специалисту в целях заключения контрактов и подписания со стороны партнеров (если это входило в причину отправления в командировку).
3. В течение трех дней после возвращения из поездки командированный работник должен заполнить авансовый отчет по форме АО-1. В нем ему необходимо рассчитать общую сумму затрат, произведенных в командировке. В их число входят суточные, размер которых контролирует организация локальными актами или коллективными договорами, оплата за проезд, проживание и другие расходы, согласованные с работодателем.
4. Все расходы должны быть подтверждены документально, кроме суточных. Перечень документов необходимо прописать на втором листе авансового отчета (с указание их наименований и сумм).
5. Как правило, перед тем как сотруднику выехать в командировку, в бухгалтерии ему выдаются подотчетные денежные средства. Если работник потратил такую же сумму, отразил ее в отчете, подтвердил документально, то перерасчет не делается. Если сотруднику необходимо было продлить командировку или ему нужно было находиться в другом городе в выходной день и выполнять трудовую функцию, то перерасчет ведется бухгалтером с учетом всех нюансов. В этом случае специалисту выплачивается разница между выданной и потраченной суммами. Когда работнику выдалась большая сумма, чем он потратил за время командировки, то остаток он должен вернуть в кассу организации.
6. Следует учитывать, что сумма авансового отчета утверждается руководителем предприятия. После этого производится нобходимый перерасчет.