Как оформить командировочные расходы

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, командировкой считается поездка работника по поручению организации с целью выполнения служебных заданий. И на основании этой же статьи предприятие должно компенсировать сотруднику все расходы, связанные с поездкой: затраты на транспорт, проживание в гостинице и прочие.

Инструкция

1. Перед командировкой оформите служебное задание по форме № 10-а (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1) с подробным изложением цели командировки. Документ должен подписать руководитель организации.
2. Чтобы организация могла учесть командировочные расходы, оформите приказ о командировке, подтверждающий рабочий характер поездки и ее длительность. Ознакомьте работника с приказом под расписку.
3. Выпишите сотруднику командировочное удостоверение. В нем необходимо указать следующие даты: убытия с вашей фирмы, прибытия на место назначения, убытия с места назначения и прибытия домой. Эти записи обязательно заверяются подписью и печатью соответствующей фирмы - вашей или той, куда направлялся сотрудник. Благодаря этому документу, можно увидеть точное количество командировочных дней и правильно рассчитать суточные выплаты.
4. После прибытия сотрудник должен написать отчет о выполнении всех заданий. Также сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1). К отчету прилагаются билеты на проезд, подтверждение оплаты гостиницы, командировочное удостоверение, счета с отметкой об оплате и чеки, которые подтверждают расходы во время командировки.
5. Если работник направляется в командировку за границу, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Но приказ о командировке сделать нужно. Для подтверждения его деловой поездки снимите с заграничного паспорта копию с тех страниц, где проставлены даты пересечения границ.
6. Если во время командировки попадает выходной или праздничный день, то приложите копию правил внутреннего распорядка предприятия, в которых указан режим работы организации в "нерабочие" дни (требование установлено письмом УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393). Учтите, что если рабочий график предприятия не предусматривает работу по выходным и праздничным дням, то работнику за такой день в командировке выплачивается двойная дневная ставка или предоставляется отгул (по выбору сотрудника).