Как оплатить проезд сотруднику

Порядок оплаты проезда сотрудникам организации зависит от того, как квалифицируется проезд. Работа, имеющая разъездной характер, предполагает компенсацию, точно так же, как и поездки сотрудников в командировки. Служебной командировкой, согласно ст. 166 Трудового Кодекса РФ, считается любая поездка вне места постоянной работы сотрудника по письменному распоряжению работодателя на определенный срок по служебному поручению.

Инструкция

1. Чтобы оплатить проезд сотруднику в командировку, ее нужно оформить соответствующим образом. Издайте приказ о направлении сотрудника в командировку, выпишите ему командировочное удостоверение, а также служебное задание по унифицированной форме, в которую также входит отчет о выполнении. Чтобы все соответствовало букве закона, в трудовом договоре должно быть указан адрес стационарного рабочего места этого работника.
2. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить расходы сотруднику, направляющемуся по приказу в командировку. К ним относятся расходы: на проезд к месту командировки, по найму жилого помещения, компенсационные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства – суточные, иные расходы, которые будут произведены с ведома работодателя.
3. Размеры компенсационных выплат и порядок возмещения командировочных расходов определите в соответствии с коллективным договором вашего предприятия или локальными нормативными актами, разработанными по этому вопросу. Предприятие имеет право этими локальными актами устанавливать собственные размеры компенсаций, но, чтобы они не считались доходом и не облагались налогом, размер суточных для командированного работника в пределах территории РФ не должен превышать 700 рублей.
4. Предусмотрите соответствующие компенсации в локальных нормативных актах. В этом случае страховые взносы на компенсацию расходов на проезд от места пребывания работника до места командировки начисляться не будут. Согласно ст. 9 Закона «О страховых взносах…», выплаты, имеющие компенсационный характер, не облагаются страховыми взносами.
5. Не подлежат обложению НДФЛ, согласно п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, документально подтвержденные расходы на билеты к месту назначения и обратно, транспортные и комиссионные сборы, оплата за проезд на вокзал и обратно в местах отправления, назначения и транзитных пересадок. Не учитываются как доход оплаченный организацией провоз багажа, расходы по найму жилья и услуг связи.
6. Расходы на проезд к месту работы от места, где командировочный снимает жилье, не признаются командировочными расходами, так же, как и иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (поездки на такси, экскурсионное обслуживание). Если предприятие решило их возместить, то они подлежат включению в его совокупный доход и облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов.