Как оплатить командировочные расходы

Сотруднику, направленному в командировку компанией, работодатель обязан оплатить дни нахождения в пути, расходы во время командировки и суточные. Работник по прибытию из командировки сдает авансовый отчет, прикладывает к нему документы, подтверждающие его расходы. Причем суточные подтверждению не подлежат.

Вам понадобится

• - трудовой Кодекс РФ;
• - документы работника;
• - расчетная ведомость;
• - калькулятор;
• - авансовый отчет;
• - локальный нормативный акт.

Инструкция

1. Когда бухгалтер рассчитывает сумму заработка сотрудника за время нахождения в командировке, ему необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ. За работником, отправленным в командировку, сохраняется рабочее место и средний заработок. Средняя заработная плата специалиста рассчитывается за 12 месяцев до отправления его в командировку.
2. Если средний заработок командированного сотрудника составил меньше оклада, который ему полагается за выполнение трудовой функции, то большинство работодателей увеличивают полученную сумму до оклада. Такой подход законодательством разрешается, и предприятие сможет списать данные расходы при расчете налога на прибыль. Когда же, наоборот, средний заработок работника много больше оклада, то уменьшать его до оклада не нужно. Ухудшение условий сотрудников расценивается как нарушение их прав. В таком случае специалист может обратиться в суд, и организации придется оплатить штраф.
3. Если работник направлен в командировку в выходной день, то время в пути ему оплачивается в двойном размере. Когда сотрудник остается в другом городе вынужденно, не выполняя в это время свою трудовую функцию, то оплате выходные или праздничные дни не подлежат.
4. Необходимо учитывать, что специалисту следует оплачивать выходные или праздничные дни в соответствии с количеством часов, которые он отработал. Так же дело обстоит и с нахождением в пути. Если работник провел в пути 6 часов, то рассчитать нужно заработок только за данный промежуток времени. Ведь норма рабочего времени составляет 8 часов. Когда сотрудник проводит в пути в выходной день больше времени, чем полагается, то оплатить часы переработки организация обязана.
5. Работодатель имеет право поставить работника перед выбором: получить оплату за выходной день или отгулять его в любой другой день. Выход из такой ситуации желательно закрепить в локальном нормативном акте компании.
6. Если же специалист направляется в командировку не первый раз, то оплаченные часы за выходные или праздничные дни, а также надбавки не входят в расчет при нахождении среднего заработка такого сотрудника.