Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - текстовый редактор;
  • - принтер или электронная почта.
Инструкция
1
В первой строке письма необходимо указать как минимум название организации. В идеале это должен быть конкретный человек с именем и должностью, но, в принципе, необязательно. В любой организации разберутся, в чьей компетенции вопрос, по которому вы обращаетесь, и передадут, кому положено.
Даже если вы адресуете послание первому лицу, не факт, что то само будет его читать. Скорее всего, распишет на подчиненных.
2
Укажите, кто вы. Если вы обращаетесь от имени организации, лучше всего использовать фирменный бланк, а должность и ФИО указать в подписи. В случае, когда вы выступаете как частное лицо, достаточно будет фамилии, имени и отчества полностью и адреса. Для более срочного контакта можете указать телефон, адрес электронной почты и другие способы связи.
3
В заголовке к содержательной части своего письма сформулируйте, к какому типу оно относится: информационный запрос (если просите ответа на те или иные вопросы), жалоба, претензия или претензионное письмо (применимо, если речь идет о нарушении представителями организации ваших прав, в частности, потребителя), предложение (в том числе коммерческое предложение). Возможен и вариант «обращение».
Строкой ниже желательно указать тему письма, кратко формулирующего его суть: о чем хотите спросить, чьи действия, сотрудников какого подразделения организации считаете неправомерными и т.п.
При отправке письма электронной почтой не пренебрегайте для этой цели также полем «Тема». Ведь от его содержания зависит, будет ли письмо прочитано или убито.
4
Сообщите адресату, что именно побудило вас к нему обратиться. Если это инцидент, изложите все его обстоятельства: какие именно действия, допущенные в отношении вас, считаете неправомерными, каким положениям законодательства они, на ваш взгляд противоречат.
Если что-то предлагаете, сформулируйте суть предложения, заострите внимания на выгодах, которые может получить с его принятием адресат, своих сильных сторонах, имеющих для того значение.
Если просите государственную организацию о разъяснениях, достаточно сослаться на Конституцию и закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
В общем, действуйте по обстоятельствам.
5
Изложите суть того, о чем просите (ведь это и есть цель, с которой пишется ваше послание): мер, которых вы ожидаете и полагаете достаточными для реализации своих прав, перечислите вопросы, на которые хотели бы получить ответ и т.п.
Если письмо связано с конфликтной ситуацией и адресовано организации-виновнику, не будет лишним перечислить меры на случай получения немотивированного отказа или игнорирования письма. Например, подача иска в суд и требование компенсации морального вреда.
6
В конце подпишитесь. Если вы обращаетесь как частное лицо, достаточно росписи (в бумажном варианте) и даты. Если как представитель организации, потребуются указание должности и фамилии с инициалами.