Как написать правильно письмо директору

Нередко деловое общение между предприятиями-партнерами начинается с делового письма от одного из них на имя руководителя другого. От такого обращения, даже направленного по электронной почте, может зависеть будущее сотрудничества. Поэтому важно написать правильно письмо директору, чтобы он обратил на него внимание и захотел ответить.

Инструкция

1. Позвоните на фирму, в которую вы собираетесь обратиться. Представьтесь секретарю и попросите уточнить фамилию, имя и отчество руководителя, а также то, как правильно называется его должность. Если у вас нет точных данных, заодно узнайте полное наименование предприятия, адрес или электронный почтовый ящик.
2. Обычное письмо пишите в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и используйте для этого бланк вашего предприятия и стандартные листы белой бумаги. В первый раз лучше, конечно, обратиться к директору компании с обычным письмом, а не по электронной почте, где существует вероятность того, что ваше сообщение попадет в папку «Спам» и не дойдет до адресата.
3. Обязательно начните текст письма с обращения «Уважаемый господин (или госпожа)» и укажите полностью имя и отчество директора. Никаких сокращений в обращении не допускается – пишите наименование должности и все регалии руководителя, если они имеются, полностью.
4. В теме электронного письма или в специальном поле на бланке предприятия напишите заголовок вашего сообщения. Он должен отражать суть вашего послания и быть достаточно броским и привлекательным для человека, который собрался просматривать письмо. Для получателя большого количества корреспонденции, а директор является именно таким человеком, заголовок или тема сообщения значительно упрощает обработку и сортировку. По заголовку о вашем письме могут вспомнить позднее и быстро найти его.
5. Основной текст письма начните со вступления–комплимента. Это покажет, что ваш выбор адресата вовсе не случаен, и вы четко знаете, кому вы пишите и чем занимается данное предприятие. Отзовитесь лестно об этой компании как о солидном и надежном партнере, выразите надежду, что у вас возникнут долговременные связи, полезные и выгодные для обоих предприятий.
6. Суть письма изложите коротко, апеллируйте конкретными цифрами и ссылками. Помните, что чем меньше объем, тем больше вероятность того, что письмо будет дочитано да конца. Избегайте лишних слов, общих фраз, ненужных прилагательных и слов-паразитов. Не употребляйте категоричные выражения или слова и фразы, которые могут восприниматься как директива.