Как написать письмо заказчику

Письмо заказчику пишется в случае невозможности исполнения обязательств перед ним со стороны вашей организации, если он не перечислил денежные средства за поставленный товар и если есть необходимость информировать его о новом ассортименте.

Инструкция

1. Начните письмо с обращения к лицу, представляющему организацию заказчика. В этой части письма уместны такие обороты вежливости как «Уважаемый Иван Андреевич», «Господин Ремизов». Если в компании-заказчике нет конкретного лица, с которым налажены отношения, обратитесь «Уважаемые Господа».
2. Представьтесь, укажите наименование вашей организации. Используйте стандартные обороты, например, «ООО «МонтажСпецСтрой» выражает Вам почтение и желает процветания Вашей организации». Это позволит сориентировать вашего заказчика, читая основной текст он не будет ломать голову, кто адресант письма.
3. Сформулируйте, какой повод стал причиной письма. От этого зависит форма написания и содержание послания. Наиболее распространенной причиной написания писем заказчику является неоплата им поставленных товаров или оказанных услуг. В этом случае сошлитесь на соответствующий пункт договора, укажите, что в обязанности заказчика входит оплата счета в конкретные сроки. Если это не первое ваше письмо на эту тему, апеллируйте к ответственности заказчика за неисполнение обязательств, прописанной в пункте Х договора поставки. Обратите внимание, что в случае неоплаты счетов вы будете вынуждены обратиться в суд.
4. Принесите извинения заказчику, если причиной написания письма стала невозможность поставить ему товар в оговоренные договором сроки. Не старайтесь объяснить причины, почему вы срываете сроки поставки, заказчику это неинтересно, лучше информируйте его о том, в течение какого времени ваша организация сможет исполнить обязательства по договору. В конце письма используйте фразы «Благодарим за понимание», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество».
5. Информируйте заказчика о новой линейке продуктов, предлагаемых вашей компанией, если ваш партнер не знает об измененном ассортименте. В таком письме желательно указать, какие скидки получит заказчик при оформлении новых договоров поставки как постоянный клиент.
6. Подпишитесь в конце письма. Оставьте контактную информацию, чтобы заказчик знал, как можно с связаться с вашей организацией. Пожелайте всяческих благ организации и лицу, представляющему ее.