Официальное письмо: как написать грамотно

Письма, которые предназначены для прочтения родственниками или друзьями, не требуют особого оформления. Другое дело – деловая переписка, которая подразумевает переписку между клиентами, заказчиками, работодателями и служащими. Необходимо иметь четкое понятие, как написать деловое письмо, как составить деловое письмо, а также как грамотно оформить деловое письмо.

Деловое письмо можно охарактеризовать как визитную карточку компании. Поэтому очень важно, чтобы деловое письмо было составлено грамотно – от него зависит формирование положительного имиджа компании. Деловое письмо представляет официальный документ, содержащее служебное послание в виде запросов, предложений, просьб, претензий, поздравлений и т.д.



Деловое письмо должно быть составлено соответствующим образом, поскольку любое отступление от правил может повлечь за собой его юридическую неправомерность. Залог успеха вашего бизнеса – это деловое письмо, правильно оформленное на фирменном бланке, имеющее однозначное содержание. Как правило, для делового письма используется фирменный бланк компании с ее логотипом, официальным названием, юридическим адресом и банковскими реквизитами.



Обычно шапка письма содержит информацию о должности, ФИО адресата, которые располагаются в верхнем правом углу. Само обращение должно быть расположено по центру письма, а заканчиваться восклицательным знаком, например, «Уважаемый господин Селезнев!», «Уважаемая Татьяна Ивановна!». Обращение должно быть размещено посередине страницы. Не стоит сокращать слова, такие как «г-жа», «г-н» или инициалы - в деловом письме это неприемлемо. Шапку можно выделить жирным шрифтом.



Следующим шагом необходимо написать вступление, которое будет содержать информацию о цели делового письма и о причине его составления. Затем – основная часть, в которой излагается о сути письма и основной идее его написания. Следом – резюме, краткое подведение итогов, например,  «Прошу извинить за задержку с ответом», «Надеюсь (надеемся)», «Уверены (уверен)» и т.д.



В заключение делового письма должна быть прописана подпись: «С уважением, должность и ФИО». Также можно указать контактный телефонный номер, название и юридический адрес фирмы, электронный адрес. Приложения к письму необходимо оформить на отдельных листах. Информация о наличии приложений должна располагаться в теле делового письма перед подписью. Большинство писем направлено на то, чтобы заинтересовать получателя писем и заставить его действовать в нужном для отправителя направлении. Поэтому, чтобы написать деловое письмо, необходимо подготовить точный, ясный, однозначный и лаконичный текст.