Вам понадобится
  • - бланк организации;
  • - бумага формата А4;
  • - компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
  • - принтер;
  • - конверт.
Инструкция
1
Подготовьте черновик письма. Если вы направляете запрос от имени организации, используйте фирменный бланк. Просьбу частного лица можно написать от руки или напечатать на обычной бумаге формата А4.
2
Составьте «шапку» письма. В нее входят реквизиты обеих сторон, заголовок, обращение. Сведения об адресате письма разместите справа, в верхнем углу листа. Перечислите должность, фамилию и инициалы официального лица, которому направлен запрос, например, «Начальнику департамента образования администрации Томской области И. И. Иванову».
3
Способ представления реквизитов автора письма зависит от его юридического статуса. Если отправитель запроса – организация, то сведения о ней приводятся на бланке в левом верхнем углу. Гражданин, самостоятельно готовящий официальное обращение, должен сразу после реквизитов адресата перечислить свои данные: фамилию, имя и отчество полностью, адрес по прописке и фактического места проживания, контактный телефон. Например:«Генеральному директору ООО «Управляющая компания»И. И. ИвановуСидорова Петра Петровича,зарегистрированного по адресу:г. Ижевск, ул. Первая, д. 1, кв. 1, проживающего по адресу:г. Ижевск, ул.Вторая, д. 2, кв. 2,телефон: 33-33-33».
4
Сформулируйте заголовок письма. Он должен кратко отражать суть запроса, например: «О предоставлении сведений о среднесписочном составе коллектива за 1 полугодие». Напечатайте заголовок слева под реквизитами вашей организации. В запросе частного лица этот элемент не используется.
5
Отступите от заголовка письма или от реквизитов сторон 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. В запросе организации используйте деловую форму: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!». Частное лицо может указать в этой строке только вид обращения, не упоминая имени-отчества корреспондента, например, «запрос», или «информационный запрос», или «запрос о предоставлении сведений».
6
Напишите основную часть письма. В ней кратко расскажите о ситуации, в связи с которой вы направляете данный запрос, обоснуйте необходимость предоставления вам запрашиваемых сведений. Излагайте мысли и факты грамотно и без эмоций. При необходимости ссылайтесь на действующее законодательство, гарантирующее ваше право на получение официальной информации.
7
К письму вы можете приложить копии документов. В тексте после основной части обязательно укажите количество приложений и объем каждого из них, например: «Приложения: 1. Копия паспорта гражданина РФ на 1 л. в 1 экз.2. Копия свидетельства о браке на 1 л. в 1 экз.»
8
В конце запроса поставьте дату и личную подпись. Документ, направляемый от имени организации, подписывает руководитель. Номер и дату исходящего письма укажите в специальной строке бланка.
9
Проверьте черновой вариант запроса, исправьте ошибки. В организациях часто требуется согласовать письмо с ответственными сотрудниками. Затем напечатайте отредактированный вариант и отправьте по почте.