Вам понадобится
  • Фирменный бланк для писем.
Инструкция
1
Для начала возьмите бланк вашей организации, специально предназначенный для таких писем. Главное его отличие от стандартного фирменного бланка - наличие почтовых реквизитов наряду с банковскими. Если такого нет на вашем предприятии, подготовьте собственный его вариант. Здесь разместите логотип и укажите наименование организации, банковские реквизиты, почтовый адрес, телефоны, факс и электронную почту для связи.
2
В правом верхнем углу укажите адресата письма (наименование предприятия, почтовый адрес, должность, ФИО руководителя). Если письмо адресовано нескольким организациям, их адреса располагают один за другим, но не более четырех подряд и без указания руководителей. Теперь переходите непосредственно к тексту письма, поскольку в этом документе не пишут его название (в отличие от актов, служебных записок и т.д.). Вместо этого вы можете указать кратко тему письма, суть вашего обращения - "о задержке оплаты", "об изменении сроков" и т.п.
3
Текст письма должен быть выдержан в деловом стиле. Суть изложите по возможности кратко и точно, чтобы избежать разночтений при передаче важной информации. Одно письмо должно касаться одного вопроса. Не пытайтесь в одном письме решить все проблемы, возникшие между вами и партнером. Каждая должна рассматриваться отдельно, поскольку здесь могут быть разные исполнители и, кроме того, это может быть важным при возникновении споров, требующих решения в суде. Соответственно, и объем письма лучше всего не выводить за пределы одной страницы.
4
В заключительной части перечислите все дополнительные документы в разделе "Приложения". Оставьте место для подписи руководителя и расшифруйте в скобках его подпись (фамилия, инициалы). Обязательно укажите ФИО исполнителя и служебный телефон для связи. Подпишите оригинал документа у руководителя и зарегистрируйте письмо у секретаря организации в качестве исходящего документа.