Инструкция
1
Прежде всего ознакомьтесь с ГОСТ Р 6.30-2003, в котором подробно описаны все требования к оформлению официального письма, установлены размеры шрифтов и отступы на поля.
2
Официальное письмо пишите на бланке вашей организации. В нем обязательно должно быть указано ее полное наименование, банковские и юридические реквизиты, контактные телефоны, обычный и электронный почтовый адрес.
3
В правом верхнем углу укажите фамилию, имя и отчество адресата, его должность и наименование организации. Напишите подробный почтовый адрес организации-адресата, укажите обязательно индекс.
4
В левом верхнем поле обычно оставлено место для исходящего регистрационного номера данного письма и проставления даты его регистрации. Там же следует написать тему письма. Она должна быть указана в краткой форме, в одно предложение. Указание темы поможет вашему адресату быстро определиться с исполнением письма и решить, кому будет поручена подготовка материалов по нему и ответа.
5
Любое письмо, даже официальное, начните с приветствия. Желательно, чтобы в нем прозвучало полное имя и отчество адресата. Приветствие начните со слова: «Уважаемый». Имя и отчество адресата, если вы не знакомы с ним лично, вы всегда можете узнать по интернету или позвонив на то предприятие, на котором он работает. Не пренебрегайте этой мелочью, поскольку вам важно с первой же фразы расположить к себе того человека, на имя которого вы пишите письмо.
6
В первом абзаце, перед тем, как изложите основное содержание письма, сделайте краткое вступление – напомните адресату предшествующие обстоятельства, приведите статистические данные или другие вводные сведения, которые будут необходимы ему для лучшего понимания сути вашего послания. Начинать первый, вступительный абзац следует со слов: «При этом направляем вам…», «Согласно договоренностям, достигнутым…» или « В связи с тем, что…» и т.п.