Инструкция
1
Основные признаки хорошего делового письма - информативность, формальность и лаконичность. Ваш адресат, вероятно, не менее занятой человек, чем вы. Зачем он будет тратить лишнее время на чтение общих мест? Ему нужно уловить суть письма, принять решение, возможно, посоветоваться с руководством или связаться с контрагентами.
2
"Лицо" делового письма - его заголовок. Письма от неизвестного адресата (допустим, вы хотите сделать предложение о сотрудничестве некой компании, с представителями которой до этого не общались) с невнятным, неконкретным заголовком имеют все шансы сразу отправиться в корзину. Заголовки вроде "Сотрудничество", особенно если они сопровождаются восклицательными знаками, пометками "прочтите обязательно", наводят на мысли о спаме. Соответственно, такие письма тем более не читают.
3
Обращение к адресату не должно быть безличным. Если вы отправляете письмо в компанию, где никого не знаете, зайдите на ее сайт: скорее всего, там можно будет найти имена и контактные данные сотрудников, по крайней мере, руководства. Бывает, конечно, и так, что сайт компании не предлагает вам ничего, кроме безличного электронного адреса вроде info@xxx.ru. Тогда можно начать письмо с обращения "Уважаемые сотрудники компании XXX", это будет в любом случае лучше, чем просто "Уважаемая Компания" или "Здравствуйте". Подобные обращения, как правило, признак спама либо банального отсутствия хороших манер.
4
После обращения сразу переходите к сути. Не надо красивых вступлений вроде "Мы, динамично развивающаяся компания, имеем честь предложить вам новый, набирающий популярность продукт..." Что может вынести адресат из этой вычурной фразы? Ничего конкретного.
5
Допустим, адресат - это ваш контрагент, и вы обращаетесь в нему с некой просьбой (прислать документы, организовать выполнение заказа и т.д.). После сути просьбы, с четким и простым для понимания определением того, что именно необходимо сделать и в какой срок, можно закончить письмо. Заранее поблагодарите адресата и подпишитесь. Подпись должна содержать ваши имя и фамилию, должность, название компании, если вы пишете от имени компании, ее телефон, электронный и физический адрес.
6
Если адресат - компания, которой вы хотите сделать предложение о сотрудничестве, то отдельным абзацем опишите выгоды, которые она получит от вашего сотрудничества. Адресат не должен долго анализировать ваше предложение, сделайте первичные выводы сами. Например, укажите, насколько дешевле ему выйдет сотрудничество с вами, нежели с вашими конкурентами. После этого письмо можно закончить.