Инструкция
1
Составьте шапку письма.
Можно указать следующую информацию - должность и имя адресата, должность и имя отправителя, организация отправителя, контактный телефон отправителя. Если отправитель находится в другом городе, можно указать полный почтовый адрес. Шапка обычно располагается в правой части страницы.
Можно указать следующую информацию - должность и имя адресата, должность и имя отправителя, организация отправителя, контактный телефон отправителя. Если отправитель находится в другом городе, можно указать полный почтовый адрес. Шапка обычно располагается в правой части страницы.
2
Изложите суть письма и дайте необходимые комментарии.
Старайтесь в двух-трех предложениях сформулировать основную мысль. А затем прокомментируйте ее и распишите подробнее, если в этом есть необходимость. В деловых письмах желательно размещать факты, цифры, безо всяких эмоций. В письмах, имеющих личный оттенок, следует отразить личные переживания.
Старайтесь в двух-трех предложениях сформулировать основную мысль. А затем прокомментируйте ее и распишите подробнее, если в этом есть необходимость. В деловых письмах желательно размещать факты, цифры, безо всяких эмоций. В письмах, имеющих личный оттенок, следует отразить личные переживания.
3
Укажите дату и подпишите письмо.
Если необходимо, поясните ваши полномочия, на основании которых написано письмо. Таким основанием может быть доверенность.
Если необходимо, поясните ваши полномочия, на основании которых написано письмо. Таким основанием может быть доверенность.
4
На отдельном листе разместите поясняющие графики, таблицы, рисунки.
Не надейтесь на то, что адресат сам запросит дополнительную информацию. У вас может не быть второй возможности обратиться с важным вопросом. Поэтому в сжатой форме дайте все необходимые нюансы.
Не надейтесь на то, что адресат сам запросит дополнительную информацию. У вас может не быть второй возможности обратиться с важным вопросом. Поэтому в сжатой форме дайте все необходимые нюансы.
5
Перед отправкой обязательно прочитайте письмо вслух, чтобы кто-нибудь его прослушал. Спросите у помощника, как он понял суть письма. Если его слова не совпадают с целью вашего послания, есть смысл сформулировать письмо по-другому, ведь получатель также может не понять самого главного, с вашей точки зрения.
Обратите внимание
Если письмо содержит важную информацию с ограниченным временным периодом, есть смысл перед отправкой позвонить адресату и сообщить о скором прибытии письма. Чтобы не получилась ситуация, когда адресат находится в отпуске или на больничном, а вы день за днем пребываете в неведении, почему нет ответной реакции.
Полезный совет
Современные принтеры позволяют печатать адрес прямо на конверте. Письмо будет выглядеть аккуратно и солидно.