Как правильно составить деловое письмо

Деловое письмо - это основной элемент деловой переписки. Именно от грамотности составленного документа зависит положительный имидж компании. Составлением деловых писем занимаются секретари и помощники руководителей компании.

Составление делового письма

Написание делового письма обязательно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить претензии, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с конкретной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Обязательно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере нужно знать максимум.

Зачастую компании рассылают массу писем с предложением товаров или услуг, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это главная ошибка всех начинающих бизнесменов. Ведь получателю письма всегда приятнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени - это основа успешного письма о продаже товара, например. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае нельзя писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.

Оформление делового письма

В идеале каждая компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке всегда указано наименование организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют стандартные размеры. Левое поле - 3 см, так как все документы отправляются на подшивку. Правое поле - 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см.

Каждое деловое письмо начинается с краткого и броского заголовка, который располагается посередине. В заголовке непременно раскрывается содержание текста. Шапка делового письма содержит: наименование компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой - это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-ответ, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается после даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также обязательно пишется ФИО и должность.

Если в письме указываются какие-либо финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись главного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: вначале подпись генерального директора, а под ней главного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный интервал - это стандарт для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. Курьер лично вручает письмо руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно доставляется в большом фирменном конверте, который отпечатан типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа компании.