Как написать деловую просьбу

Деловое письмо (деловая просьба) относится к служебным документам. Чтобы составить полноценное письмо, необходимо владеть достаточной информацией, хорошо знать освещаемый в письме вопрос.

Инструкция

1. Приступая к составлению делового письма, уточните цель просьбы и круг вопросов, подлежащих разрешению. Изучите законодательные акты, нормативные документы, которыми регулируется порядок решения таких вопросов. Если вы будете знать законодательно-нормативные акты, то более грамотно сможете сформулировать просьбу, выбрать правильный адресат для ее выполнения. Помните, что служебный, деловой документ призван убедить, побудить к действию. Это означает, что он должен быть достаточно аргументирован, а его формулировки в юридическом отношении - безупречны.
2. Постарайтесь полно, но кратко и ясно изложить всю информацию, которая необходима для решения интересующего вас вопроса. Неполнота информации часто порождает переписку с запрашиванием недостающих сведений, затягивает разрешение проблемы. Каждое слово делового письма должно нести смысловую нагрузку. Исключите излишние подробности и повторения. Для выделения сути письма, облегчения восприятия информации, начинайте документ с изложения существа просьбы. Во второй части письма аргументируйте ее, подкрепите обоснованиями. Используйте устойчивые фразеологические обороты, принятые в деловой переписке. Например: «Просим Вас изыскать возможность…», «В соответствии с достигнутой договоренностью…» и т.д. Избегайте в одном предложении тавтологии, использования однокоренных слов.
3. Как правило, служебные документы изготавливаются на бланках организации, включающих соответствующие реквизиты (эмблема, код организации, ее наименование, справочные данные, ОГРН юридического лица, регистрационный номер документа, дата и пр.). Адресатом могут быть физические, должностные лица или организации. При необходимости указывается почтовый адрес, в соответствии с последовательностью, которая установлена правилами Почты РФ. Адресуя письмо должностному лицу, его инициалы указывайте перед фамилией. Наименование организации пишется в именительном падеже, должность адресата – в дательном.
4. Заканчивая деловое письмо, укажите полное наименование должности подписывающего документ лица (если просьба изложена не на официальном бланке организации), либо сокращенное (на оформленном на бланке). Включите подпись с ее расшифровкой.