Инструкция
1
Начать письмо лучше со слов «Уважаемый (ая) ...». Если нужно обратиться к человеку, который стоит выше по должности, обязательно делайте это по имени и отчеству. Общаясь в жизни запросто, в деловой переписке нужно сохранять официальный тон. Если вдруг письма попадут к генеральному директору, он будет неприятно удивлен, увидев приветствие типа «Здорово, братан».
2
Обращение к одному человеку пишите с прописной буквы: Вы, Вам, Ваш, Вами и т.д. Обращение к нескольким - всегда со строчной.
3
Тон письма должен быть серьезный и сдержанный. Не углубляйтесь в подробное описание рабочих процессов, пишите по существу. Не отнимайте у собеседника драгоценное время пересказывая не нужные ему подробности.
4
Используйте при написании стандартные шрифты и черный цвет. Текст, переливающийся всеми цветами радуги, не удобен для чтения. Если хотите выделить какую-то фразу, напишите перед ней «Обращаю Ваше внимание, что...».
5
Не употребляете смайлы. Они уместны только в дружеской переписке. Для нее же лучше оставить юмористический тон и жаргонные выражения («мыло» - электронная почта, «программер» - программист и т.д.)
6
Письмо начинайте с изложения сути проблемы. Только потом задавайте все интересующие вопросы.
7
Постарайтесь уложится в 1/3 листа А4 двенадцатым шрифтом. Объемные письма тяжело воспринимаются. Их часто не дочитывают до конца, или пропускают целые абзацы. Если написать нужно о многом, разбейте информацию на несколько сообщений.
8
Лучшее окончание для делового письма «С уважением, имя и фамилия». Если общение идет по электронной почте, обязательно составьте подпись, которая будет сопровождать все письма. Там должно быть:
- фамилия, имя, при необходимости - отчество;
- должность;
- название компании;
- адрес;
- телефон;
- дополнительная информация - слоган, пожелание и т.д., если это предусмотрено корпоративным стилем.
9
Проверьте пунктуацию и орфографию. Если не уверены в запятых - постройте предложение по-другому или разбейте на два. Подозрительное слово лучше заменить синонимом.