Инструкция
1
Определите цель заседания. Участники его могут собраться, например, чтобы произвести предварительный обмен мнениями, выслушать доклад о состоянии дел, подготовить рекомендации для решения каких-либо вопросов или принять эти вопросы. Тема заседания должна представлять интерес для каждого участника заседания.
2
Составьте программу заседания. В ней укажите перечень вопросов, которые необходимо заслушать и обсудить в его ходе. Обсуждать следует только те вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. Разошлите предварительную повестку заседания всем его участникам и выслушайте их пожелания и замечания по теме и повестке заседания. Скорректируйте повестку с учетом высказанных пожеланий.
3
Определитесь с местом, временем и режимом проведения заседания. Назначьте докладчиков и ответственных по каждому вопросу, указанному в повестке. Попросите, чтобы докладчики заранее представили тезисы своих докладов. Определите регламент проведения заседания, укажите время, отведенное на обсуждение каждого вопроса. Разошлите окончательный вариант повестки заседания и программу его проведения каждому участнику.
4
При необходимости, разошлите участникам тезисы докладов, которые будут представлены на заседании, проекты предполагаемых к принятию решений, информационные справки и аналитические материалы.
5
Продумайте вопрос, как лучше рассадить участников заседания, чтобы свести возможность возникновения конфликтных ситуаций к минимуму. Психологи заметили, что чаще вступают в конфликты и споры люди, сидящие лицом друг к другу, реже – те, что сидят радом. Учтите этот фактор.
6
Определите председательствующего, который сможет провести заседание так, чтобы все вопросы были решены оптимальным образом и за минимальное время. Для этого он должен обеспечить конструктивные решения, поступающие от каждого участника заседания и придать обсуждению деловой характер.
7
Обеспечьте неукоснительный порядок выполнения программы заседания и оно пройдет вполне успешно и принятые на нем решения будут эффективными.
