Пишите на черновике
Во время собрания не всегда удобно набирать текст на компьютере, поэтому протокол можно сначала написать на черновике. Некоторые данные можно внести до начала собрания. Сверху напишите слово «Протокол», чуть ниже – название собрания и дату. Еще ниже слева напишите слово «Присутствовали». Если предполагается, что решение должно приниматься квалифицированным или простым большинством голосов от списочного состава, укажите, сколько человек должно было присутствовать. Это важно, например, если речь идет о собрании собственников жилья, которые должны принять решение о способе управления домом, сборе денег на капитальный ремонт и т.д. Еще ниже впишите повестку дня. Если предполагается обсудить проблемы, о которых вы пока не знаете, внесите пункт «Разное». В некоторых случаях следует указать регламент.
После начала собрания
Впишите, сколько человек присутствует и сколько должно быть. Под повесткой дня напишите слово «Слушали» и поставьте двоеточие. По пунктам выпишите вопросы, фамилии докладчиков и краткое содержание выступлений. Можно попросить докладчиков заранее представить тексты выступлений. Занесите в протокол вопросы, которые задавали каждому докладчику, и ответы. Что касается решений, то их можно заносить после каждого вопроса или единым блоком в нижней части протокола. Обязательно укажите, сколько человек проголосовало «за», «против», сколько было воздержавшихся. Под решениями напишите фамилии председателя и секретаря, поставьте дату. В некоторых случаях требуется указать фамилии всех членов президиума.
Наберите текст на компьютере
При наборе на компьютере секретарь обычно редактирует текст. Постарайтесь отредактировать его так, чтобы не нарушить смысл. Это особенно касается решений. Единой формы оформления протоколов нет, но обычно применяются следующие правила:
- текст набирается 14 кеглем через один или полтора интервала;
- выравнивание основного текста – по двум сторонам;
- выравнивание заголовка – по центру, количества присутствующих – по правому краю;
- абзацы начинаются с красной строки.
Наберите текст, не забудьте оставить место для подписей председателя и секретаря, а также поставить расшифровки подписей. Внизу поставьте дату. Распечатайте протокол и дайте его подписать председателю и секретарю. Есть случаи, когда собрание поводится заочно. Тексты выступлений в этом случае не пишутся. В остальном протокол оформляется точно так же.
