Как правило, требования к оформлению выписок из протоколов устанавливаются на каждом предприятии в соответствии с внутренними правилами делового оборота. Однако, существуют общепринятые нормы того, как должен составляться этот документ.
Выписка из протокола представляет собой точную копию текста оригинального документа по какому-то конкретному вопросу. Так, выписка из протокола собрания должна включать в себя наименование органа управления, заседание которого было запротоколировано. Как правило, эти сведения указываются в заглавии документа. Здесь же тип документа «Протокол» меняется на «Выписка из Протокола». В некоторых случаях, надпись «Выписка» приводится в правом верхнем углу документа.
Кроме того, для сохранения юридической силы оригинала, в выписке из протокола должна содержаться информация:
- дата, место и время проведения заседания;
- информация о наличии кворума для принятия решений;
- информация о лице, исполняющего функции председательствующего;
- информация о лице, исполняющего функции секретаря.
Повестка дня заседания сокращается до конкретного вопроса, по которому готовится выписка. Аналогичным образом из документа исключаются все фрагменты, касающиеся обсуждения сторонних вопросов.
Рассмотрение вопроса повестки, по которому готовится выписка, приводится точно с порядковым номером, формулировкой, ходом обсуждения и принятыми решениями.
В завершении выписка подписывается председательствующим и заверяется печатью. Далее следует реквизит, заверяющий ее подлинность «Выписка верна» («Верно») и ставится подпись секретаря с расшифровкой.
Оригинал выписки из протокола нумеруется, прошивается и заверяется печатью и подписью уполномоченного лица.
