Инструкция
1
Возьмите оригинал исходного документа и выделите фрагменты, подлежащие копированию и переносу в выписку. Точное цитирование - основное требование, предъявляемое к составлению выписки. Определенной формы для таких документов не существует, здесь руководствуйтесь общими правилами делопроизводства, регламентирующими оформление деловой документации. Гораздо важнее содержание выписки, которое должно быть составлено из блоков обязательной информации.
2
Для начала разместите вверху по центру листа название документа "кратко тему, суть документа. Далее выделите и скопируйте часть основного документа, в которой указаны начальные реквизиты (наименование предприятия, дата и место проведения мероприятия, количество присутствующих и т.д.). Вводную часть выписки завершите размещением фрагмента текста, касающегося непосредственно заданного вопроса (пункт из повести дня собрания или др.), с указанием его порядкового номера согласно положению в исходном документе.
3
Теперь найдите и скопируйте фрагмент текста, описывающий ход обсуждения данного вопроса (если оно было) и принятое по нему решение. Вставьте цитату в выписку, не забыв включить туда нумерацию из основного документа. Здесь же разместите фамилии, инициалы и должности ответственных лиц, подписавших оригинал.
4
Готовую выписку заверьте у лиц, уполномоченных к выполнению подобных действий. Чаще всего это секретарь организации или кадровик. Здесь выписка будет сверяться с оригинальным документом на предмет точного соответствия. В заключение на выписке должно быть написано слово "Верно", поставлена подпись (с расшифровкой в скобках) ответственного лица, указана его должность, дата и время заверения документа.
Полезный совет
Выписку из документа необходимо будет заверить подписью руководителя и печатью организации на случай, если она должна быть предоставлена в сторонние организации.
Источники:
- выписка из документа это
