Инструкция
1
В первую очередь, определитесь с тематикой и типом конференции, в зависимости от этого в дальнейшем будет выбран зал и сформирована программа мероприятия.
2
Следующий пункт - программа выступлений и все, что связано с этим. Определитесь с временем конференции, количеством участников, количеством перерывом, временем начала и завершения конференции. Скоординируйте с выступающими время их выступления.
3
Арендуйте зал исходя из того, что потребуется для выступления. Он должен быть достаточно просторен и комфортен для размещения участников, количество которых было обозначено на предыдущем шаге. Зал должен быть оборудован проектором либо плазменной панелью, а также трибуной для выступающих.
4
Приступайте к набору участников не менее чем за два с половиной месяца до конференции. Составьте приглашения, в которых будет указано место, время и название конференции, а также чему она будет посвящена. Соблюдайте баланс между краткостью и доступностью изложенного материала. Приступайте к обзвону и отсылке электронных писем, особо значимым гостям конференции вручите приглашения лично, либо отправьте по почте.
5
Весь персонал, обслуживающий конференцию, должен иметь бейджи, на которых будет указаны фамилия, имя и должность на конференции. Оптимально, чтобы должность была одна и та же - "организатор". В день проведения конференции общая встреча должна быть за час до начала регистрации. Расставьте сотрудников в холле здания, на выходе из лифта и так далее. Это необходимо, если для того, чтобы добраться до стойки регистрации, нужно сделать несколько поворотов.
Видео по теме
Полезный совет
Обязательно регистрируйте участников по заранее подготовленным спискам. Это позволит вам передать информацию тем, кто не смог прийти.