Тема встречи
Повод для совещания должен быть сформулирован его инициатором. Далеко не всегда в этом качестве выступает самый главный по статусу участник совещания. Исходя из того, что совещания могут быть внутрикорпоративными и с привлечением широкого круга приглашенных, важно определить тему таким образом, чтобы она смогла привлечь всех нужных для диалога персон.
Как правило, технически формулированием темы занимается административный персонал или непосредственно секретарь совещания. Из заданной темы вытекает повестка дня совещания. Этот документ включает в себя все вопросы, которые планируются к обсуждению. По предварительной договоренности за каждым вопросом закрепляется докладчик, которому отводится регламент выступления без учета прений. Срок обсуждения фиксируется в повестке дня отдельно.
Для улучшенного понимания вопросов не лишним будет приготовить раздаточный материал, который включает короткие справки, статистические данные или любые другие информационные сведения. Такие материалы секретарь готовит с каждым выступающим отдельно.
Заключительным этапом документальной подготовки является разработка проектов решений по каждому вопросу. Этот документ представляет собой предлагаемые докладчиками решения по результатам обсуждения. В них фиксируются конечные предложения, с которыми выступают докладчики. Если участники не соглашаются с вариантом в проекте решения, документ корректируется секретарем.
Приглашенные лица
Повестка дня во многом определяет примерный перечень лиц, которых необходимо пригласить для решения поднимаемых вопросов. Так, продуктивным путем является приглашение лиц, имеющих противоположную точку зрения с докладчиком. В этом случае, совещание служит «круглым столом» для сторон спорной ситуации.
Информирование участников совещания проводится любым доступным способом – телефонный звонок, электронная почта или личное приглашение. Весь пакет документов должен быть передан заблаговременно всем участвующим лицам, чтобы те имели возможность заранее ознакомиться с материалами.
Проведение совещания
В работе совещания должен принимать участие секретарь. Его задача – составить протокол по итогам обсуждения. В составлении документа важна не стенографическая точность фиксации дискуссии, а отражение ключевых выступлений и конкретных предложений.
Чтобы исключить возможные разночтения, ход совещания лучше записать на диктофон. О моменте начала записи должны быть проинформированы все его участники.
