Инструкция
1
Если вам поручено организовать и провести пресс-конференцию, в первую очередь, определите, какой цели вы хотите достичь: рассказать о каком-либо успехе вашей компании, привлечь внимание общественности к какой-то проблеме, представить в выигрышном свете некую публичную персону и т.п. Затем выберите место и время проведения пресс-конференции. Имейте в виду, что подобные мероприятия лучше всего проводить в середине рабочей недели (вторник-среда-четверг) в первой или второй половине дня, но не позднее 16 часов.
2
Место для проведения пресс-конференции выбирайте, исходя из организационных возможностей вашей компании и количества планируемых приглашенных лиц. Обратите внимание, что для представителей прессы необходимо достаточное количество посадочных мест. Заранее позаботьтесь о наличии в зале микрофонов, проекционных экранов (при необходимости) и свободного пространства для установки телекамер.
3
Составьте список СМИ и организаций, чьих представителей вы хотели бы видеть на своем мероприятии. Подготовьте и разошлите пресс-релизы и приглашения не менее чем за две недели до назначенного события. Желательно после рассылки приглашений лично обзвонить адресатов и узнать об их решении присутствовать или не присутствовать на пресс-конференции. Таким образом, вы не только уточните количество будущих гостей, но и дополнительно напомните о вашем мероприятии, если люди забыли о нем или не получили вашего пресс-релиза.
4
Подготовьте необходимые презентационные материалы для всех будущих участников пресс-конференции. В комплект участника обычно включают экземпляр пресс-релиза, перечень выступающих на пресс-конференции официальных лиц с указанием полных имен и должностей, повестку дня (порядок и темы выступлений), рекламные и промо-материалы. Значительно лучше выглядит, если все презентационные материалы для каждого участника оформлены в виде единого комплекта в фирменной папке с логотипом организации.
5
Если вы планируете введение аккредитации для участников, заранее проинформируйте их об этом и сообщите, какие данные вам требуются для нее (ФИО, должность, паспортные данные и т.п.). Заранее подготовьте именные бейджики для всех участников и расставляемые на столах карточки с указанием ФИО и должности для выступающих лиц. Если пресс-конференция планируется на достаточно длительное время, позаботьтесь о комфортных условиях для ее участников: буфете с напитками и легкими закусками, курительной и туалетной комнатах, назначьте время для перерывов на отдых.
6
После проведения пресс-конференции обязательно свяжитесь с редакциями присутствовавших СМИ и поинтересуйтесь сделанными по ее итогам материалами. Попросите предоставить вам экземпляры публикаций, если это не было оговорено ранее.