Как нумеровать кадровые приказы

При оформлении кадровых приказов необходимо большое внимание уделять их юридическому значению. Для обладания законной силой, они должны содержать ряд необходимых реквизитов, в том числе регистрационный индекс или, по-другому, номер документа. Правила регистрации приказов определяются локальным документом учреждения, но существуют также общераспространенные правила.

Инструкция

1. Порядковый номер приказа по кадрам является также его регистрационным номером (индексом). Нумерацию всех приказов (распоряжений) по кадрам ведите в течение делопроизводительного года отдельно для каждой группы распорядительных документов в специальных регистрационных формах.
   
   Делопроизводительный год обычно совпадает с календарным (1 января - 31 декабря). Но есть исключения, например, учреждения культуры, образования и т.п., канцелярский год в которых начинается 1 сентября.
2. Для начала разграничьте все приказы по отдельным группам. Разделите бумаги соответственно их сроку хранения на документы долгосрочного хранения и документы краткосрочного хранения.
   
   В крупных организациях, насчитывающих большое количество работников, для удобства выделите в пределах массива приказов с одинаковым сроком хранения несколько групп по однородной тематике.
   
   К примеру, документы долгосрочного хранения можно разделить на группы: приказы о приеме, приказы об увольнении, приказы о переводе. А бумаги краткосрочного хранения можно разграничить на серии: приказы об отпусках, приказы о командировках.
   
   В организациях с очень большой штатной численностью иногда приходится разрабатывать буквенные обозначения приказов по каждой категории персонала.
3. Далее каждую из этих групп приказов по личному составу зарегистрируйте в специальных формах. В качестве регистрационной формы можно использовать журнал, регистрационно-контрольные карточки либо систему электронного документооборота. У каждой из этих форм есть свои преимущества и недостатки.
   
   Регистрационно-контрольные карточки и электронные картотеки, которые обычно дублируют друг друга, более удобны для систематизации и поиска. Регистрационные журналы обеспечивают большую информационную безопасность.
   
   Регистрационные формы не имеют строгого стандарта, но обычно содержат следующие данные:
   
   - дата;
   
   - порядковый номер приказа;
   
   - кто подписал (должность, фамилия);
   
   - краткое содержание приказа;
   
   - основание;
   
   - исполнитель.
4. Теперь, чтобы нумеровать приказы по кадрам, вам достаточно заглянуть в соответствующий журнал и присвоить документу очередной индекс.