Инструкция
1
Сформируйте журнал регистрации приказов. На крупных предприятиях этим занимается отдельный сотрудник по делопроизводству, небольшие компании для этих целей назначают ответственное лицо. Использовать можно как утвержденную форму книги регистрации, так и разработанную самостоятельно.
2
Изготовьте обложку журнала регистрации приказов. Она должна быть выполнена из плотного материала, чтобы листы приказов не помялись во время хранения. Стоит отметить, что данные документы должны храниться на предприятии не менее 5 лет.
3
Напишите на обложке наименование предприятия, название книги и период. В зависимости от частоты издания приказов в организации журнал регистрации может быть рассчитан на месяц, квартал или год. На оборотной стороне обложки указывается информация об ответственном лице за ведение и хранение документа.
4
Выберите один из способов хранения приказов в книге регистрации. Они могут подклеиваться в книге или вставляться при помощи скоросшивателя. Второй вариант предпочтительнее на случай, если необходимо достать один из приказов и сделать его копию. Все приказы должны быть разложены в хронологическом порядке. Некоторые предприятия оставляют резервные номера, которые могут понадобиться для проведения приказов задним числом. Однако данный способ является незаконным, поэтому не стоит им злоупотреблять.
5
Разработайте общий бланк для приказов предприятия. Как правило, это фирменный бланк, в верхней части которого имеется заранее подготовленные реквизиты предприятия: наименование, адрес и регистрационные сведения.
6
Оформите приказ. Поставьте его номер и дату составления. После этого придумайте заголовок, который должен кратко отвечать на вопрос «о чем?». Основной текст состоит из изложения основания приказа и распорядительной части. В конце ставится подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
7
После этого приказ оформляется в книге регистрации приказов. Если документ затрагивает работников предприятия, к примеру, формируется комиссия, то указанные лица должны отметить, что ознакомились с приказом и поставить свою подпись.