Инструкция
1
Главное, это руководствоваться различными законами, инструкциями и прочими нормативными документами при составлении любого кадрового документа. Нарушение каких-либо правил ведет к различным санкциям.
2
Документы оформляются после издания приказа руководителем организации. На основании всех личных документов сотрудника заполняются формы, например, трудовой договор.
3
При приеме на работу кадровый работник должен снять с всех документов копии и подшить их в личное дело сотрудника. В эту папку в дальнейшем также можно вкладывать документы, например, заявление на отпуск. Следует сказать, что ведение личного дела необязательно для частных фирм.
4
Также следует составить опись всех имеющихся в личном деле документов, которые должны находиться согласно хронологическому порядку и содержать порядковые номера.
5
Все изменения в личных делах вносятся с заявления самого работника и согласно приложенным копиям, например, в случае изменения фамилии – свидетельства о заключении (расторжении) брака. При этом старые документы не подлежат утилизации, они должны оставаться в личном деле сотрудника.
6
На обложке личного дела указывается информация о работнике, а именно: фамилия, имя, отчество и порядковый номер личного дела. Затем он регистрируется в специальном журнале учета личных дел.
7
Запомните, что личные дела, а также документы сотрудника необходимо хранить в сейфе или в другом надежном месте. Ответственность за это должны нести кадровые работники, которые назначены приказом руководителя.
8
Следует также учитывать, что личные дела не передаются самим сотрудникам, а изучать их можно лишь в присутствии ответственного лица.