Как вести учет трудовых договоров

В каждой фирме, где трудятся специалисты, ведется журнал трудовых договоров, которые хранятся в архивах предприятия. Ведение учета этих документов необходимо для удобства пользования, упорядочения, устранения причины утери договоров, дополнительных соглашений. Данный журнал может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Вам понадобится

• - документы компании;
• - трудовые договора, дополнительные соглашения;
• - бланк журнала по учету договоров.

Инструкция

1. Специальной формы, утвержденной законодательными актами, у журнала по регистрации и учету договоров не существует. Вы вправе разработать бланк документа самостоятельно. Есть некоторые реквизиты, которые являются обязательными для журнала по учету трудовых договоров.
2. Титульный лист, как правило, должен содержать информацию о компании, где ведется учет трудовых договоров. Напишите название документа посередине заглавными буквами. Впишите наименование фирмы. Если предприятие является крупным, для каждого отдела (службы) целесообразнее завести отдельный журнал. Укажите в данном случае название структурного подразделения. Напишите дату, когда документ был заведен. Впишите наименование должности, персональные данные сотрудника, назначенного ответственным за оформление, заключение договоров с персоналом фирмы. Во многих организациях этим занимается кадровик.
3. В программе «Excel» сформируйте таблицу, состоящую из восьми столбцов. В первом столбце укажите порядковый номер трудового договора, во втором – номер договора, присвоенный ему при оформлении сотрудника на должность. В третьем, четвертом столбцах напишите сроки действия договора, то есть дату начала, окончания. В пятом столбце впишите предмет договора. Это может быть прием на должность начальника отдела по расчетам заработной платы. То есть в данной графе указывается и наименование позиции, куда оформлен сотрудник
4. В шестом столбце укажите персональные данные специалиста, с которым заключен трудовой договор, оформлено дополнительное соглашение. В седьмом столбце укажите номер архивной папки, ее место расположения. В восьмом – проставьте подпись ответственного лица, его фамилию, инициалы. Распечатайте таблицу и ведите учет трудовых договоров.
5. Учтите, что трудовые договора являются важными правовыми документами. При увольнении ответственного лица обязательно составляйте акт передачи документации. Вновь принятому сотруднику нужно будет вести учет договоров в соответствии с требованиями.