Как организовать делопроизводство

Делопроизводство – работа с документами и документационное обеспечение управления в данной конкретной организации, регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Организация делопроизводства заключается в организации регистрации, хранения и использования входящих, исходящих и внутренних документов в текущей деятельности предприятия.

Инструкция

1. Организуя делопроизводство, определитесь, имеется ли у вашего предприятия, организации, территориально удаленные подразделения или филиалы, учтите этот факт и предусмотрите механизм взаимодействия с этими подразделениями. Система делопроизводства в них должна быть идентичной с головным офисом во избежание проблем при регистрации и оформления документов.
2. Подумайте, какую из существующих форм делопроизводства вы будете использовать: централизованную, смешанную или децентрализованную. Их выбор определяет структура предприятия (имеются ли у него территориально удаленные подразделения) и техническая оснащенность службы делопроизводства. Если эта служба малочисленна и технически не обеспечена, то часть ее функций передается подразделениям. В этом случае имеет место смешанное делопроизводство. В том случае, если это служба оснащена всеми необходимыми кадровыми, техническими и программными средствами, то такая форма ведения делопроизводства будет централизованной.
3. В каждом структурном подразделении выделите специальную штатную единицу, которая будет осуществлять ведение делопроизводства. Если такой возможности нет, то назначьте иного сотрудника, который будет совмещать выполнение своих основных должностных обязанностей с функцией делопроизводителя.
4. Определите количество и номенклатуру дел, к которым будут относиться все поступающие, исходящие и внутренние документы. Если это документы из вышестоящей (головной) организации, то они поступают на рассмотрение руководителю; документы подведомственных организаций должны поступать на рассмотрение заместителю руководителя, курирующему работу с ними. Соответственно, обращения граждан – тому заместителю, на которого возложена обязанность работать с населением.
5. Выявив круг корреспондентов, создайте классификатор, по которому вы сможете сразу определять, к какой корреспондентской группе относится данный документ. Например, для органов государственной власти присвойте код 01, для писем вышестоящей организации – код 02, для поставщиков – код 03, для заказчиков – код 04 и т.д. Это поможет упорядочить движение документов внутри организации.
6. Определите, в какой форме будет вестись документооборот – в журнальной или карточной. Обе формы реализованы в специальных программах электронного документооборота. Если вы пока не можете приобрести такую программу, пользуйтесь электронными журналами регистрации документов, их можно оформить в Excel.