Нужно понимать, что временем как таковым управлять нельзя, человек управляет собой, грамотно планируя день и оптимизируя свою деятельность. Поэтому тайм-менеджмент – это, прежде всего, искусство управления своей дисциплиной и мотивацией.
Для начала нужно определить все задачи, с которыми вам необходимо разобраться. Не важно, займет дело пять минут или несколько дней. Необходимо точно определить фронт работ. Это первоочередная задача, от которой отталкиваются почти все современные концепции тайм-менеджмента.
Возьмите листок бумаги или компьютер и выпишите все дела, которые придут вам в голову. Затем задачи нужно распределить по трем категориям: быстрые дела, средние и долгие. К быстрым делам нужно отнести все задачи, которые можно выполнить за 20-60 минут, к средним – за неделю, к долгим – за месяц и больше.
Средние и долгие задачи распишите на подпункты. Чем подробнее будет выполнена декомпозиция, тем больше шансов того, что вы удачно справитесь с целью.
Одна из самых важных проблем в тайм-менеджменте – это грамотное расставление приоритетов. Сделать абсолютно все у вас вряд ли получится, поэтому вы должны выбрать действительно важные задачи и сосредоточиться на их выполнении. Пронумеруйте все цели в порядке убывания их значимости.
Затем отложите список и вернитесь к нему через полчаса. Внимательно пересмотрите ваши приоритеты, возможно что-то изменится. Выберите одну главную цель, на которой вы должны сосредоточить больше всего внимания и 6-8 дополнительных, которые также очень для вас важны.
Обычно планирование происходит на неделю вперед, однако вы можете выбрать и собственную периодизацию (например, на день, на три дня или на месяц). Сначала выпишите все «жесткие дела» из вашего списка задач. То есть, такие дела, которые должны быть выполнены в строго определенное время. Например, пойти на совещание в среду в 5 часов вечера.
Затем выпишите задачи, которые необходимо просто выполнить в определенный день. Сюда могут относиться тренировки, подготовки в занятиям и сдача отчетов. Для них также нужно указать время выполнения, только не строгое, а примерное. Например, сходить в спортзал с 8 до 10 вечера в среду.
Последний пункт – задачи, которые не требуют строгой привязки. Иногда их называют «контекстными», то есть дела, которые выполняются в зависимости от местоположения. Сюда можно отнести чтение книг в пробке или покупку продуктов в магазине.
Если вам сильно не хватает времени, то наверняка вы часто занимаетесь ненужными делами и этого не замечаете. Например, вместо того чтобы готовить отчет, разговариваете по телефону. Чтобы выявить таких убийц можно воспользоваться следующим способом.
Возьмите листок бумаги, разбейте его на промежутки по 15 минут и постоянно записывайте туда, чем вы занимались в каждый период времени. Например, с 14:00 до 14:15 я пил чай с коллегой. Таким образом вы сможете выявить и устранить основных убийц времени, а также определить, сколько времени вы работали на самом деле.
Все задачи
Для начала нужно определить все задачи, с которыми вам необходимо разобраться. Не важно, займет дело пять минут или несколько дней. Необходимо точно определить фронт работ. Это первоочередная задача, от которой отталкиваются почти все современные концепции тайм-менеджмента.
Возьмите листок бумаги или компьютер и выпишите все дела, которые придут вам в голову. Затем задачи нужно распределить по трем категориям: быстрые дела, средние и долгие. К быстрым делам нужно отнести все задачи, которые можно выполнить за 20-60 минут, к средним – за неделю, к долгим – за месяц и больше.
Средние и долгие задачи распишите на подпункты. Чем подробнее будет выполнена декомпозиция, тем больше шансов того, что вы удачно справитесь с целью.
Приоритеты
Одна из самых важных проблем в тайм-менеджменте – это грамотное расставление приоритетов. Сделать абсолютно все у вас вряд ли получится, поэтому вы должны выбрать действительно важные задачи и сосредоточиться на их выполнении. Пронумеруйте все цели в порядке убывания их значимости.
Затем отложите список и вернитесь к нему через полчаса. Внимательно пересмотрите ваши приоритеты, возможно что-то изменится. Выберите одну главную цель, на которой вы должны сосредоточить больше всего внимания и 6-8 дополнительных, которые также очень для вас важны.
Планирование
Обычно планирование происходит на неделю вперед, однако вы можете выбрать и собственную периодизацию (например, на день, на три дня или на месяц). Сначала выпишите все «жесткие дела» из вашего списка задач. То есть, такие дела, которые должны быть выполнены в строго определенное время. Например, пойти на совещание в среду в 5 часов вечера.
Затем выпишите задачи, которые необходимо просто выполнить в определенный день. Сюда могут относиться тренировки, подготовки в занятиям и сдача отчетов. Для них также нужно указать время выполнения, только не строгое, а примерное. Например, сходить в спортзал с 8 до 10 вечера в среду.
Последний пункт – задачи, которые не требуют строгой привязки. Иногда их называют «контекстными», то есть дела, которые выполняются в зависимости от местоположения. Сюда можно отнести чтение книг в пробке или покупку продуктов в магазине.
Убийцы времени
Если вам сильно не хватает времени, то наверняка вы часто занимаетесь ненужными делами и этого не замечаете. Например, вместо того чтобы готовить отчет, разговариваете по телефону. Чтобы выявить таких убийц можно воспользоваться следующим способом.
Возьмите листок бумаги, разбейте его на промежутки по 15 минут и постоянно записывайте туда, чем вы занимались в каждый период времени. Например, с 14:00 до 14:15 я пил чай с коллегой. Таким образом вы сможете выявить и устранить основных убийц времени, а также определить, сколько времени вы работали на самом деле.
Видео по теме
