Как спланировать рабочий день

Для того чтобы работа была эффективной, продуктивной и приносила удовлетворение и самим сотрудникам, и их руководителям, недостаточно иметь определенную долю профессионализма – очень важно также уметь планировать рабочий день, так как правильная организация рабочего времени может помочь любому сотруднику добиться в работе высоких результатов без чрезмерных энергозатрат.

Инструкция

1. Выполняйте работу не хаотично, а организованно. Сформируйте рабочие блоки и распределите по ним задания, которые вы ставите перед собой на ближайший рабочий день. Задания распределяйте согласно их характеру, сложности, и другим параметрам.
2. Работая, не прерывайтесь и не отвлекайтесь. Если вы не будете отвлекаться на мелочи, вы выполните то или иное задание гораздо быстрее и качественнее, поэтому приучитесь не делать коротких перерывов, после которых вам вновь придется вливаться в рабочую атмосферу, что требует времени.
3. Объедините выполнение сходных по характеру заданий в один общий блок и поставьте перед собой задачу выполнить этот блок целиком, и только после этого сделать небольшой перерыв.
4. Для того чтобы выполнить блок наиболее важных и ответственных заданий, заранее установите неприемные часы, если вы по работе общаетесь с людьми. Установите определенный период рабочего дня, когда вас никто не должен отвлекать, и с вами никто не должен говорить. На это время двери вашего рабочего кабинета должны быть закрыты, а вы сможете выполнить важную работу в тишине и одиночестве, отключив телефон и интернет.
5. В случае, когда в работе необходимо проведение переговоров, спланируйте регламент переговоров так, чтобы они были максимально результативными при минимальной энергозатратности. Все аспекты, которые должны быть обсуждены, должны поместиться в час времени – жесткие временные рамки помогут вам избежать длительных бесед ни о чем.
6. Выполняя работу, устанавливайте приоритеты. Определите, что нужно сделать как можно скорее, а какие задания могут подождать. Невозможно сделать сразу все дела, которые лежат перед вами, поэтому научитесь распределять их по значимости и срочности. Если вы успеете сделать за рабочий день самые важные задания, а прочие оставите на потом, вы не будете испытывать стресс из-за того что день прошел впустую, а срочная работа осталась несделанной.
7. Некоторые виды работы поручайте своим сотрудникам и другим людям, если есть такая возможность. Используйте делегирование полномочий для собственной выгоды и достижения рабочей продуктивности.
8. Если перед вами лежит слишком объемное задание, которое нельзя выполнить за один раз, разделите его выполнение на этапы и работайте последовательно. Сроки выполнения работ устанавливайте для себя сами, так как только вы можете знать, какой срок будет оптимален именно для вас.
9. Самые важные задачи по работе выполняйте рано утром, чтобы с первых минут рабочего дня ощущать себя успешным и уверенным в себе человеком. Кроме того, важно знать, в какие дневные часы вы испытываете подъем работоспособности, а в какие – упадок. Организуйте свой рабочий день в соответствии с этими циклами и на время упадка рабочих сил не занимайтесь слишком серьезными и сложными задачами.