Вам понадобится
  • Опись
  • Ценное или заказное отправление
  • Марки
  • Конверт нужного формата
Инструкция
1
Отчетность по почте можно отправлять как ценным, так и заказным письмом. Причем сдавать по почте любую отчетность необходимо с описью вложения. При отправке отчетности ценным письмом для составления описи необходим специальный бланк, который можно взять у сотрудника почтового отделения или на стойке информации. В описи, в соответствии с графами бланка указываются все вложенные в письмо документы, их количество и ценность. Согласно ст. 198 Гражданского Кодекса РФ, заполненный бланк описи должен быть подписан лицом, имеющим доверенность на право предоставление отчетности либо руководителем компании. Затем сотруднику почтового отделения предъявляется письмо с отчетностью и вложенными документами в открытом виде для проверки его содержимого на предмет соответствия описи.
2
При отправке отчетности по почте заказным отправлением, опись вложения составляется на обычном листе бумаги и в произвольной форме. При этом должна она быть составлена в двух экземплярах и подписана ответственными лицами компании. Один экземпляр описи про отправке заверяется почтовой службой и остается у отправителя.
3
Для бухгалтерской, а также других видов отчетности, датой оправления считается дата отправки документов, определяемая по почтовому штемпелю согласно п. 2.2 регламента, утвержденного приказом МНС России от 4.02.2004 г. № БГ-3-06/76. При этом необходимо сохранить у себя квитанцию о приеме и оплате почтового отправления – на квитанции указывается время и дата приема письма. При отправке желательно проверить четкость оттиска штемпеля и наличие четкой, не смазанной даты на квитанции.
4
Квитанцию, опись почтового отправления, а также уведомление о получении письма адресатом, необходимо сохранять, так как именно эти документы могут сыграть решающую роль в возникших спорах и разногласиях с органами власти, получающими отчетность компаний и организаций.