Вам понадобится
- - сканер;
- - компьютер;
- - доступ в интернет.
Инструкция
1
Уточните у адресата, сможет ли он принять необходимый документ по электронной почте. У каждой организации на этот случай существуют свои регламенты и правила. Например, государственные учреждения, такие, как Пенсионный фонд Российской Федерации и Федеральная налоговая служба требуют, чтобы отчеты от организаций сопровождались электронной подписью. Для этого вам нужно будет загрузить на компьютер фирмы специальную программу и с ее помощью зарегистрировать уникальный цифровой код, который будет служить подписью ответственного лица для электронных документов.
2
Если вы хотите отправить отчет, который ранее был составлен в бумажном виде, отсканируйте его. Если это не строит получателя, то вам нужно будет создать электронный документ в формате текста или таблицы, в зависимости от того, какую информацию вы хотите занести в отчет.
3
Прикрепите отчет к тексту письма. Имейте ввиду, что из-за риска атаки вирусов многие люди не открывают файлы, присланные им по почте. Поэтому вы должны описать в теле письма суть вашей отправки для того, чтобы получатель был уверен, что это действительно вы, а не взломщик компьютерной системы.
4
В некоторых системах составления отчетов, например, Google Analytics, есть своя система отправки текста. После того, как вы закончили работать с отчетом, нажмите на кнопку «Электронная почта», которая находится вверху экрана. Затем выберите в появившимся меню категорию «Отправить». Определите формат файла, который вы хотите отправить. Затем укажите адрес получателя, тему письма и сопроводительный текст к отчету. Затем еще раз нажмите на кнопку «Отправить».
Полезный совет
Если вы хотите знать, прочитал ли человек ваше письмо с отчетом, вы можете при отправке задать функцию «Уведомить о прочтении». В этом случае, когда ваш адресат откроет письмо, вы получите сообщение об этом факте.