Инструкция
1
Сначала надо определиться с поводом для подарка. Если требуется просто поощрить сотрудника можно выписать ему премию к окладу или повысить сам оклад. В данном случае достаточно приказа руководителя. На основании этого документа бухгалтерия произведет начисление в определенной сумме.
2
Если подарки нужно вручить к определенному событию, например, юбилей сотрудника, юбилей фирмы, Новый год, рождение детей, свадьба и т.д., нужно выбирать между вручением уже готового подарка или его денежного эквивалента. В первом случае нужно оформить документы на перечисление денег на покупку товара в магазинах, где практикуется безналичный расчет. Во втором случае достаточно оформить документы на выдачу денег. В обоих вариантах необходим приказ руководителя, заверенный подписью и печатью.
3
В соответствии с законодательством подарки стоимостью менее 4000 рублей и аналогичные денежные суммы не облагаются НДФЛ по ставке 35%. Для получения подарков необходимо заключение договоров дарения, которые вправе заключать как бухгалтера, так и юристы. В некоторых фирмах прибегают к помощи экономистов и кадровиков.
4
Можно предусмотреть выдачу подарков сотрудникам в коллективном договоре. Все поощрительные презенты и начисления выдаются работнику под роспись.
5
На бухгалтерском балансе оформление отображается следующим образом. Если это подарок, то требуется накладная от поставщика, счет-фактура от продавца, приказ руководителя и список сотрудников с указанием фамилии, имени и отчества. В случае если это денежная премия, то счет-фактура не требуется, нужна бухгалтерская справка, приказ руководителя, список сотрудников и произведенный ЕСН, взносы в ПФР, страховые взносы.
6
В случае проверки бухгалтерии контролирующими органами, нужно предоставить вышеназванный перечень документов. Все подарки, переданные с помощью договора дарения, переходят в безвозмездную собственность от дарителя к одаряемому лицу.