Как написать письмо на поощрение

Поощрение сотрудников, добросовестно исполняющих свои служебные обязанности, предусматривается статьей 191 Трудового кодекса РФ. Как правило, самыми распространенными видами поощрения являются грамота, ценный подарок, премия либо присвоение звания. Чтобы документально обосновать целесообразность поощрения, ответственному лицу необходимо предварительно написать письмо на имя руководителя предприятия, где работает поощряемый сотрудник.

Инструкция

1. Определите, какой именно вид письма на поощрение нужно составить. Это может быть докладная записка, представление или характеристика. В докладной записке укажите ваши предложения по поощрению сотрудника. В представлении дайте характеристику профессиональных качеств награждаемого и его уровень квалификации. В характеристике изложите трудовую биографию человека, представленного к поощрению.
2. Оформите письмо на поощрение согласно принятому стандарту. На листе А4 в шапке напишите полное название предприятия, на котором работает сотрудник, и ФИО и должность руководителя в дательном падеже: «Генеральному директору А. А. Иванову». Поставьте номер письма и дату. Ниже укажите вид письма, например: представление на поощрение, докладная записка на поощрение, характеристика на поощрение.
3. Полностью распишите должность представленного к поощрению сотрудника, укажите его фамилию, имя, отчество. В теле письма изложите все требуемые сведения: с какого времени на предприятии работает сотрудник, как зарекомендовал себя на рабочем месте, был ли представлен ранее к наградам, имеет ли профильное образование, а так же свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации. Пошагово пишите о карьерном продвижении сотрудника, с указанием каждой занимаемой должности на предприятии и года, когда работник был повышен либо переведен в другой отдел.
4. При характеристике личных качеств используйте основные критерии: стрессоустойчивость, инициативность, исполнительность, способность работать в команде. Если сочтете уместным, опишите подробнее какие-то из характеризующих сотрудника трудовые заслуги, к примеру, перевыполнение плана или победу на конкурсе профмастерства.
5. В заключении письма укажите мотив для поощрения: «За добросовестный многолетний труд и в связи с юбилеем сотрудника», либо «За высокие профессиональные результаты по итогам года», «За снижение затрат предприятия», а также предполагаемый вид премиальных: денежное вознаграждение, ценный подарок, путевка на отдых и так далее.
6. Поставьте свою подпись напротив фамилии и должности и завизируйте письмо в отделе кадров или у главного бухгалтера. Затем передайте письмо руководителю предприятия. После его собственноручного заверения «одобряю» письмо на поощрение становится основанием для приказа о поощрении.