Вам понадобится
  • - журнал регистрации входящей корреспонденции;
  • - штамп «Входящее письмо».
Инструкция
1
Примите и рассортируйте поступившую корреспонденцию. Вскрывать нужно все письма, кроме имеющих особую пометку, например, «Лично руководителю» или «Конфиденциально» и т.д. Не спешите выбрасывать конверт, предварительно проверьте, указан ли в тексте обратный адрес. В регистрации не нуждаются бухгалтерские документы (счета, накладные), поздравления, рекламные материалы.
2
Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.
3
Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения и вечером передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.
4
Дополните таблицу по вашему усмотрению. Например, опасаясь за сохранность документов, выделите графу для подписи исполнителя при получении письма. Однако не перегружайте журнал и себя чрезмерно подробными записями. Всю нужную информацию содержит документ, регистрационные формы лишь помогают проследить стадию работы над ним.
5
На всех письмах проставьте специальный штамп, на котором указан вид корреспонденции – «Входящие». Оттиск должен располагаться в правом нижнем углу первой страницы документа. Следите, чтобы печатью не перекрывался текст. Порядковый номер и дату поступления впишите в строку оттиска вручную.