Инструкция
1
Сопроводительное письмо оформляется точно так же, как и обычное. Пишите его на фирменном бланке вашего предприятия, где указано его полное наименование, почтовый адрес, реквизиты, адрес электронной почты, контактные факс и телефон.
2
В правом верхнем углу укажите адресата письма, его фамилию и инициалы, занимаемую должность, организацию, ее адрес и не забудьте индекс того населенного пункта, где она находится.
3
В теме письма можете указать «Сопроводительное письмо к пересылаемой документации», заголовок письма делать не надо. Начните его с традиционного обращения: «Уважаемый…!». Далее напишите стандартную фразу «При этом направляем Вам …» и дайте общее название пакета документов, к которому вы прилагаете данное сопроводительное письмо. При необходимости укажите в рамках каких договоренностей или просьб пересылается данная документация.
4
Сопроводительное письмо вполне можно использовать и для обычной деловой переписки. Если у вас есть какое-то дополнительное сообщение для данного адресата, вы можете его написать вторым и третьим абзацем.
5
Напишите слово «Приложение: » или «Приложения: » в зависимости от того, какое количество документов будет приложено к данному письму. Если документ в единственном числе, то после двоеточия дайте его название, укажите на скольких листах документ и в скольких экземплярах он посылается.
6
Если документов несколько, то их перечень следует оформлять как пронумерованный список, каждый номер следует писать с новой строки. После цифры номера укажите название документа, количество листов и экземпляров.
7
Подпишите письмо тем должностным лицом, которое уполномочено подписывать подобные письма, проставьте его подпись и заверьте печатью предприятия.
8
Внизу обязательно укажите исполнителя данного сопроводительного письма, его фамилию, инициалы и контактный телефон.
