Как заключать договоры по почте

Современный бизнес не остановить большими расстояниями, он уже не ограничен одним городом или областью. Партнеры по бизнесу могут находиться и в соседнем городе, и на соседнем континенте. Чтобы письменно закрепить договоренности, партнеры не всегда могут провести личную встречу. Но такая мелочь не может стать препятствием для развития бизнеса, ведь, заключать договоры по почте стало обычным дело.

Вам понадобится

• Факс;
• электронная почта;
• шаблон договора;
• реквизиты сторон;
• конверты и марки.

Инструкция

1. Чтобы иметь возможность заключить договор по почте, обменяйтесь реквизитами с деловым партнером. Если вы выступаете в качестве продавца, запросите у своих деловых партнеров реквизиты их организации. Покупатель должен предоставить свои реквизиты деловым партнерам. Реквизиты на бланке организации можно послать по факсу или по электронной почте. Также можно продиктовать их по телефону, но это не очень удобно.
2. Как правило, у продавца услуги или товара имеется шаблон стандартного договора. Воспользовавшись электронной почтой, пришлите этот проект договора деловым партнерам для ознакомления. Использовать факсимильную связь не стоит, если вы не хотите, чтобы партнер получил неразборчивый текст.
3. Покупатель должен рассмотреть проект договора и одобрить его, если все пункты договора его устраивают. В случае несогласия с определенными пунктами договора, покупатель должен, в устной или письменной форме, заявить о своем несогласии продавцу.
4. Если все в порядке, внесите в договор реквизиты сторон, распечатайте его в двух экземплярах, поставьте подпись уполномоченного лица от продавца и отправьте по факсу покупателю. Покупатель должен подписать факсимильную копию договора (с подписью продавца). Подписанный договор покупатель должен отправить по факсу продавцу.
5. В случае несогласия покупателя с определенными условиями, порядок заключения договора по почте слегка изменяется. Если, по настоянию покупателя, продавец не захочет скорректировать условия договора, то договор заключается с протоколом разногласий. В этом случае, получив по факсу копию договора с подписью уполномоченного лица от продавца, покупатель должен составить протокол разногласий.
6. Составив и подписав протокол разногласий, покупатель должен направить его факсом продавцу. Продавец, подписав копию протокола разногласий (с подписью покупателя), должен отправить эту копию по факсу покупателю. В свою очередь, покупатель должен отправить по факсу подписанный договор. С этого момента договор считается заключенным с протоколом разногласий, который является его неотъемлемой частью.
7. Если продавец не согласен с протоколом разногласий, он должен составить протокол согласования разногласий. Обмен протоколами происходит по тому же алгоритму.
8. Достигнув соглашения по всем вопросам, после обмена подписанными факсимильными копиями, партнеры должны обменяться оригиналами документов по почте. Если вы – продавец, вышлите почтой два экземпляра договора, подписанного со своей стороны. Выступая в качестве покупателя, вышлите по факсу два экземпляра протокола разногласий, подписанные своим уполномоченным лицом. Получив документы, поставьте на них свои подписи, один экземпляр оставьте у себя, а другой отправьте почтой партнеру.