Успех и карьера часто зависят от тайм-менеджмента, умения планировать свое время. Не секрет, что одни успевают все на рабочем месте и уходят со службы своевременно, другие постоянно задерживаются в офисе допоздна и берут доработку на дом. Многим знакомы постоянная спешка, нагромождение заданий и поручений, невозможность из-за огромного объема работы сосредоточиться на текущей задаче. Следствием длительной работы в условиях цейтнота является переутомление.
Чтобы правильно организовать свою деятельность, необходимо:
- Провести инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней и отметить отсутствие чёткого расписания, несвоевременность выполнения заданий, помехи, вызванные посетителями и телефонными звонками.
- Проанализировать временные потери. Где было затрачено времени больше чем нужно для той или иной задачи. Сколько времени проведено у телефона, все ли беседы по телефону были целенаправленными, или они перемежались разговорами на сторонние темы. Как часто в течение дня было общение с людьми, «съедающими» время. Каково было поведение в непредвиденных ситуациях: бесцельная суета или реагирование быстро и по делу?
- Задать вопрос «люблю ли я свою работу?». Никакую работу нельзя сделать быстро и хорошо, если испытывать к ней отвращение.
С чего начать?
- Определить цель, чтобы не потеряться в мелочах и понять, куда двигаться.
- Составить план: 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время. Необходимо разделить предстоящие дела на долгосрочные, средне- и краткосрочные. Планировать лишь тот объём задач, с которым реально возможно справиться.
- Завести ежедневник - важнейшее средство самоменеджмента, хороший инструмент планирования и контроля. Необходимо корректировать планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми.
- Соблюдать принцип первоочередности. Расставить приоритеты. Маловажные задачи, на время отложить. Контрольные звонки, поручения, письма и другие мелкие дела по максимуму выполнять сразу.
- Учиться говорить «нет» коллеге, который просит выполнить за него работу, в том случае, если: он явно может выполнить ее сам; сроки выполнения могут подождать; он должен был выполнить задание еще вчера.
- Соблюдать правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня: вставать после пробуждения с позитивным настроением, без раскачки; перепроверять план работы на день; все сложные и важные дела выполнять утром; вначале решать ключевые задачи. Правила основной части дня: отклонять дополнительно возникающие неотложные дела; избегать незапланированных импульсивных действий; своевременно делать паузы, соблюдать размеренный темп; небольшие похожие задачи выполнять сериями; рационально завершать начатое; контролировать время и планы. Правила завершения рабочего дня: закончить запланированные на день дела; произвести контроль результатов и самоконтроль; составить план на следующий день.
