Инструкция
1
При составлении самого первого штатного расписания в графе «Номер документа» поставьте «1». Это будет означать, что это первый документ подобного рода за данный период.
2
Для последующих штатных расписаний разработайте свою систему нумерования. Она может быть сквозной и ежегодной. При сквозной системе каждому последующему расписанию присваивается порядковый номер. Поскольку оно обычно выпускается раз в год, то в следующем году оно будет иметь номер 2, затем - 3 и так далее.
3
При ежегодной системе с каждого года начинается новый отсчет количества штатных расписаний. Если оно не меняется в течение года, то есть количество сотрудников предприятия и зарплаты остаются прежними, то в следующем году сотрудник отдела кадров создает точно такой же документ, как и ранее, только с указанием нового года издания документов. Он также должен значиться под номером 1. В том случае, если в течение календарного года было проведено сокращение или увеличение штатов, а также пересмотр тарифной сетки оплаты труда, организация выпускает новый документ, уже под номером 2. Тем не менее, в следующем году отсчет расписаний по-прежнему начинается с номера 1.
4
У организации есть право выпустить одно штатное расписание на несколько лет. В этом случае следующее, когда бы оно ни было выпущено, должно носить номер 2. Но каждый год такое долгосрочное расписание должно подтверждаться приказом руководителя, в котором должен быть указан новый срок действия документа.
5
Если штатное расписание меняется часто и становится трудно отслеживать его изменения по годам, вы можете добавить к цифрам буквенный код. Он может обозначать причину изменения расписания, например, сокращение штатов или пересмотр окладов. Подобные изменения необходимо доводить до сведения всех сотрудников кадровой службы во избежание путаницы в документах.
