Как написать письмо-подтверждение

Правила делового этикета требуют не оставлять без ответа письма, поступившие от коллег и партнеров. Особая роль в служебной переписке принадлежит письму-подтверждению. Этим документом закрепляются предварительные договоренности, факты получения и передачи каких-либо сведений, желание участвовать в том или ином мероприятии и т.д. Для каждого вида письма-подтверждения существуют устоявшиеся ключевые словосочетания.

Инструкция

1. Подготовьте стандартный бланк формата А4 для написания письма-подтверждения. В левом верхнем углу обязательно разместите сведения о вашей организации: полное наименование, юридический адрес с индексом, контактные телефоны, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и другие сведения. В правом верхнем углу укажите данные адресата: наименование организации-получателя, должность, фамилию и инициалы человека, которому направляется письмо-подтверждение, полный почтовый адрес.
2. Сформулируйте заголовок письма. Это облегчит его идентификацию получателем и упростит систематизацию в архиве вашей организации. Заголовок должен быть коротким и информативным, например: «О получении договора поставки из ООО «ННН» или «О подтверждении присутствия на семинаре 02.02.2002 г.». Заголовок напечатайте слева под реквизитами вашей организации.
3. Отступите от заголовка 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. Используйте стандартную форму официального обращения к деловым партнерам: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!».
4. В основной части письма-подтверждения опишите коротко факт получения вашей организацией от адресата каких-либо документов, товаров, услуг. Формулировка должна быть лаконичной и не превышать 1-2 предложений: «ООО «ААА» подтверждает получение 2 (двух) экземпляров договора поставки от 12.02.2011 № 34».
5. Если в письме подтверждаются предварительно достигнутые договоренности, нужно кратко описать их суть. Например, между генеральными директорами предприятий состоялась беседа, в которой они выразили намерение взаимовыгодное сотрудничество, достигнутое в ходе переговоров 29.01.2010 г. Просим выслать документы, необходимые для заключения договора».
6. Закончите письмо-подтверждение фразой, выражающей благодарность и надежду на долгосрочное сотрудничество. При необходимости вы также можете в конце письма запросить дополнительные сведения или документы: «Подтверждаем наше участие в семинаре по проблемам экологии 23.05.2008 г. Просим выслать анкету участника в наш адрес».
7. Напечатайте письмо в двух экземплярах и подпишите у руководителя организации. Один экземпляр вы направите адресату по почте, второй – поместите в собственный архив на хранение.