Инструкция
1
Составьте список коллег, которых вы желаете включить в рассылку. Проверьте, все ли адресаты имеют отношение к настоящему вопросу. И наоборот, вы можете пропустить человека, которого должны проинформировать своим письмом о чем-либо. Изучите круг заинтересованных лиц. Решите, кого из сослуживцев вы поставите в поле «Адресат», а кого в поле «Копия». Обычно непосредственных исполнителей пишут в графу «Адресат», а тех, кто контролирует процесс либо участвует в нем косвенным образом, а также просто является заинтересованным сотрудником, в поле «Копия».
2
Подумайте, каким образом упорядочить имена получателей. Вам будет намного проще, если в вашей компании есть конкретные сложившиеся правила на этот счет. В противном случае, определить их очередность можно разными способами. Например, разместите их фамилии в алфавитном порядке. Можно использовать принцип старшинства. Лучше найдите какое-нибудь письмо от секретаря, адресованное нескольким получателям и посмотрите, как это делает он. Скорее всего, это и является негласным стандартом вашей компании.
3
Укажите тему послания. Она должна кратко отражать его содержание. После этого переходите к телу письма. Соблюдайте правила деловой переписки. Вежливо поздоровайтесь с коллективом сразу и переходите к теме.
4
Пишите только по делу. Не упускайте важных подробностей, но и не разводите «воду». Цените время своих коллег. Если для того, чтобы лучше вникнуть в суть вашего сообщения, необходимо быть в курсе другой переписки, разместите цитаты внизу письма. Не забудьте попрощаться и пожелать всем продуктивного рабочего дня.