Как оформить телефонограмму

Телефонограммой называется короткое, но важное сообщение, переданное по телефону. Таким образом чаще всего извещают о проведении совещаний, заседаний, собраний. В телефонограмме также может содержаться срочное распоряжение руководителя. Телефонограммы бывают входящими, которые вы принимаете, и исходящими, которые вы передаете. Оба вида имеют схожее оформление.

Инструкция

1. В левом верхнем углу листа бумаги расположите полное наименование вашей организации и, при необходимости, название структурного подразделения, например, «Администрация города Н.» и «Управление образования».
2. В правом верхнем углу впишите адресата телефонограммы. Укажите должность, фамилию и инициалы человека: «Директору школы № 37 Иванову И.И.». Если адресатов несколько, указывать фамилии не нужно: «Директорам школ города Н.». К телефонограмме приложите полный перечень учреждений, в которые она была направлена.
3. Двумя строка ниже расположите слово «Телефонограмма» и ее порядковой номер. Для исходящей телефонограммы ниже укажите дату ее составления.
4. Затем следует собственно текст телефонограммы: «22 февраля в 17.00 в управлении образования состоится совещание по вопросам улучшения деятельности школ города. Явка директоров школ строго обязательна». Готовя текст телефонограммы, избегайте слов и оборотов, сложно воспринимаемых на слух и труднопроизносимых. Помните, что сообщение должно быть информативным и коротким – не более 50 слов.
5. При передаче телефонограммы четко проговаривайте слова, особенно адреса, фамилии, имена и отчества людей, названия улиц, даты и время мероприятий. В конце обязательно прочитайте текст еще раз и убедитесь, что ваш собеседник все записал правильно. Принимая сообщение по телефону, внимательно слушайте. Если возникли вопросы, проясните их немедленно.
6. Под основным текстом ставится должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего телефонограмму: «Начальник управления образования Петров П.П.». На исходящем документе также должна присутствовать его личная подпись.
7. Внизу страницы укажите сведения о сотрудниках, работавших с телефонограммой. Обычно слева ставят должность, фамилию и инициалы человека, отправившего сообщение, его служебный телефон, а также дату и время передачи. Справа располагают сведения о лице, принявшем документ: должность, фамилия и инициалы, номер телефона, дата и время приема.
8. Исходящая телефонограмма оформляется в одном экземпляре и хранится в специальной папке. Входящее сообщение лучше иметь в двух экземплярах: первый вы отдадите руководителю для дальнейшей работы, второй – поместите в папку на хранение.