Как составить письмо о задолженности

Нередки ситуации, когда достигнутые договоренности между отдельными организациями, индивидуальными предпринимателями или даже физическими лицами по оплате поставленных товаров или услуг, нарушаются одной из сторон. Это может быть срыв установленных для расчета сроков, произвольные суммы перечислений или полный отказ от оплаты. В таком случае требуется составить письмо о сформировавшейся задолженности. Такое извещение служит напоминанием о необходимости погашения долга и содержит некоторые обязательные пункты.

Инструкция

1. Возьмите для извещения фирменный бланк вашей организации, на котором указаны полное наименование и реквизиты. Если такого бланка нет, составьте письмо на стандартном листе бумаги формата А4, начав согласно правилам оформления деловой переписки с указания начальных реквизитов сторон в верхней правой части. Здесь следует указать название предприятия-должника, его адрес, должность, фамилию и инициалы руководителя в формате "кому". Здесь же напишите аналогично разместите собственные реквизиты.
2. Поскольку письмо является, по сути, напоминанием о долге, назовите документ "Извещение", поместив его наименование в центре листа. Начните основную часть с напоминания об условиях нарушенного соглашения. Приведите номер договора и дату его заключения. Сообщите об отдельных пунктах, которые не были выполнены должником в полном объеме. Предложите погасить сформировавшуюся за это время сумму задолженности в цифрах и прописью и укажите срок для выполнения ваших требований.
3. В заключительной части обращения напомните о штрафных санкциях и сошлитесь на пункты договора, в которых они были указаны. Разумеется, если такие пункты были включены в него и сам договор был заключен по всем правилам. В любом случае, в конце обращения сообщите о ваших намерениях передать дело в суд для дальнейшего разбирательства. Подписать письмо-извещение должен руководитель вашей организации. При этом, не забудьте указать его должность и расшифровку подписи (ФИО) в скобках.