Как написать письмо о дебиторской задолженности

По ходу своей деятельности предприятия сталкиваются с ситуацией, когда контрагенты или покупатели отказываются по каким-либо причинам производить оплату за поставленные товары или оказанные услуги. В результате образуется дебиторская задолженность, занижающая объемы свободных оборотных средств компании. Взыскать ее можно обратившись в суд, но для начала рекомендуется составить и отправить должнику письмо о дебиторской задолженности.

Инструкция

1. Оформляйте претензионное письмо о дебиторской задолженности по определенным принятым правилам. Они нигде не закреплены и не установлены, но при этом являются требованиями делового этикета и интересов дела. Используйте при составлении строгий, лаконичный и деловой стиль написания. Нельзя применять эмоциональные фразы.
2. Суть излагайте вежливо и уважительно. Это связано с тем, что долг перед вами у предприятия мог возникнуть в результате временных трудностей, которые вскоре разрешаться, и вы снова продолжите успешное сотрудничество. Таким образом, не стоит опрометчиво портить отношения с деловыми партнерами. Письмо должно быть составлено на официальном бланке предприятия. Слева сверху указывается фамилия, имя, отчество в родительном падеже руководителя и наименование предприятия-должника.
3. Укажите в письме все ваши требования, а именно: сумму, которая должна быть погашена, и сроки ее погашения. Отметьте, какие именно последствия ждут должника, если он продолжит уклоняться от своих обязанностей. Данные моменты могут быть оговорены в договоре, который заключили ваши компании. Рассчитайте штраф, пени и прочие моменты, которые должник обязывается выплатить.
4. Обратитесь к положениям Гражданского кодекса РФ, которые связаны с нарушениями по оплате и начислением процентов за использование чужих денежных средств. К примеру, можете указать ст.190, ст.192 и ст.614 Гражданского кодекса РФ, если дебиторская задолженность образовалась по арендной плате.
5. Приложите к письму расчет дебиторской задолженности по поставленному товару или оказанным услугам. Заверьте оба документа подписью руководителя и печатью организации. Обязательно проставьте на письме исходящий номер и дату составления. Один экземпляр претензии остается на хранение в исходящей корреспонденции предприятия, а второй необходимо отправить заказным письмом с описью вложения организации-должнику.