Как принять делегацию в 2017 году

Сотрудничество с зарубежными партнерами уже стало нормой для российских предприятий. Поэтому обмен делегациями, являющийся частью рабочего процесса, - тоже достаточно обыденное явление. Но если вы принимаете на предприятии своих зарубежных или российских партнеров впервые, следует учесть несколько нюансов, чтобы они не помешали установлению деловых контактов и не испортили впечатление от встречи.

Инструкция

1. Приглашение о встрече следует послать как можно раньше, даже если предварительная договоренность о ней была достигнута. Это – знак того, что вы высоко цените время своих партнеров и уважаете их занятость.
2. Когда подтверждение будет получено, уточните количество членов прибывающей к вам делегации. Лучше, если вам передадут список гостей с указанием должности и курируемых направлений. Состав своей делегации подберите в соответствии с этим списком, по количеству она должна быть приблизительно такой же, как и делегация гостей. Обговорите с гостями, на каком языке они предпочитают общаться и позаботьтесь о переводчике для себя, даже если гости собираются приехать со своим переводчиком.
3. Узнайте о зоне ответственности и компетенции каждого вашего гостя. Иностранные партнеры, как правило, очень строго соблюдают служебную субординацию, поэтому вам необходимо иметь четкое представление, какие вопросы уполномочен обсуждать тот или иной гость.
4. Подготовьте и согласуйте список вопросов, которые вам нужно будет обсудить. Соберите все материалы и документы, которые могут потребоваться. Решите, какие документы будут подписываться по результатам переговоров, и обсудите, в каком режиме они будут проводиться: продолжительность, перерывы.
5. Подберите удобное помещение с учетом количества присутствующих на встрече. У каждого из них должно быть место, где он может с комфортом разместиться, ведь между перерывами придется сидеть по несколько часов. Позаботьтесь о том, чтобы во время встречи подали чай, кофе, печенье, а на столах стояли стаканы и минеральная вода. Если никто не будет против, не забудьте поставить пепельницы.
6. Спросите у своих гостей согласие на аудиозапись встречи, ее нельзя производить без разрешения. Гостей сажайте лицом к входной двери, этот психологический нюанс позволит им не чувствовать себя напряженно. Попросите, чтобы во время переговоров вас не отвлекали посторонними телефонными звонками. Приготовьте для гостей ежедневники и ручки.
7. Не следует заставлять гостей искать вас, когда они подъедут на место встречи. В вестибюле здания их обязательно должен кто-то встретить и проводить в помещение, где будут вестись переговоры.