Инструкция
1
Создайте организационный комитет конференции, состав которой определите по приказу. Назначьте председателя, который будет осуществлять руководство и координировать действия членов комитета. Определите сроки проведения конференции и сроки деятельности созданного комитета. В приказе отразите, каким образом будет осуществлять оплата труда сотрудников, являющихся его членами. Разошлите объявление о проведении конференции и в приложении укажите требования к докладам, объемам тезисов докладов и срок их предоставления.
2
Определитесь с источниками финансирования, это может быть целевое финансирование из бюджета, привлечение спонсорской помощи и денежные средства самих участников конференции.
3
Разошлите приглашения всем потенциальным участникам конференции и намеченную программу проведения. Определитесь с количеством участников и докладчиков, желающих поделиться своими научными разработками и результатами исследований с коллегами. Запросите участников, нужно ли забронировать места в гостиницах и закажите бронь.
4
Договоритесь с типографией об опубликовании тезисов докладов отдельной брошюрой и, при необходимости, закажите программу проводимого мероприятия, чтобы раздать ее участникам, бейджики с их фамилиями, инициалами и названием организации.
5
В соответствии с количеством участников, определите, какой вместимости зал вам потребуется, и арендуйте специальное помещение, оборудованное для проведения мероприятий подобного рода. Продумайте, каким оборудованием его надо будет оснастить дополнительно, проверьте наличие необходимого количества компьютерных розеток, проекционных экранов и пр. Продумайте работу буфета, в котором участники заседаний смогут выпить чашку кофе и перекусить в перерывах.
6
Продумайте программу конференции, при необходимости разбейте ее на секции. Предусмотрите, где можно будет провести заседания таких секций. Учтите в программе выступления гостей конференции, организаторов и участников. Закажите канцелярские принадлежности для участников конференции – бейджики, блокноты и ручки являются стандартным набором.
7
Сформируйте пакеты документов, рекламных материалов и канцелярских принадлежностей, которые будут вручаться участникам конференции вместе с бейджиками.