Каждое предприятие должно осуществлять учет основных средств, то есть отражать поступление, введение в эксплуатацию, монтаж, ремонт, списание, аренду и т.д. Как правило, вся эта информация регистрируется в бухгалтерском учете. На каждое имущество, числящиеся на балансе организации, заводится инвентарная карточка и присваивается инвентарный номер, который даже при аренде должен быть закреплен за объектом. Порядок его определения разрабатывается руководителем организации и фиксируется в учетной политике организации.

Инвентаризация имущества дает оценку состояния объектов, также позволяет контролировать движения основных средств. Проводится данная проверка по приказу руководителя, им же назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой обязательно должен выходить главный бухгалтер, материально-ответственное лицо. Также в приказе оформляются и сроки проведения.

После этого члены комиссии должны взять все технические документы на имущество: паспорта, инструкции и другие. Также материально-ответственным лицом пишется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию до начала проведения инвентаризации, движения зафиксированы и учтены.

Члены комиссии должны зафиксировать наличие имущества, его состояние. Если что-то отсутствует или пришло в непригодность, то выявляются виновники. Все это регистрируется в инвентаризационной описи, которую по окончанию подписывают все присутствующие. После проведения проверки все данные передаются в бухгалтерию.

Инвентаризация проводится не только перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности, проверку необходимо осуществлять и при продаже имущества, при сдаче объекта в аренду, после факта хищения, после ЧП (пожара, наводнения и т.д.), также инвентаризацию проводят и при ликвидации предприятия.