Инструкция
1
Уведомите получателя письма о том, что ознакомились с его запросом. Этот прием уместно использовать, если адресат ждет какой-либо реакции, а его вопрос удобнее решать именно при личной встрече. Используйте такую возможность, позвоните человеку и сообщите, что направили письмо с пояснениями. В этом случае вы будете уверены, что сообщение внимательно прочитают.
2
Выразите понимание проблем, которые предстоит решить. В нескольких предложениях опишите, что разделяете мнение об актуальности и своевременности поставленных вопросов.
3
Перечислите преимущества присутствия адресата на предстоящей встрече. Найдите не менее пяти причин, по которым человеку захочется выделить время на мероприятие. Указанные причины должны быть сформулированы с точки зрения другой стороны. Например, придет специалист, который специально проконсультирует по всем вопросам, но другой возможности встретиться с ним в ближайшее время не будет. Расположите причины по мере убывания важности.
4
Расскажите о дополнительных аргументах в пользу предложения. Теперь можете указать причины, которые не столь важны для адресата, но повлияют на его поведение. Например, на встречу приглашен директор подразделения, который непременно обратит внимание, если кто-то будет отсутствовать. Чтобы не портить репутацию, лучше не пропускать мероприятие.
5
Укажите простой и легко доступный способ обратной связи. У адресата могут появиться вопросы, предложения или уточнения. Дайте ему возможность моментально соединиться с ответственным лицом, а не заниматься поиском контактных данных.